РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации города Юрги от 30.06.1995 № 683-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РЕГИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮРГИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 июня 1995 г. № 683-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РЕГИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Утвердить "Порядок регистрации и контроля за исполнением организационно - распорядительных актов Главы администрации с использованием системы электронного делопроизводства как дополнение к действующему Регламенту администрации" (прилагается).
Глава администрации
С.В.ЧЕНЦОВ
Приложение № 1
к Распоряжению администрации
города Юрги
от 30 июня 1995 г. № 683-р
ПОРЯДОК
регистрации и контроля за исполнением
организационно - распорядительных актов
Главы администрации с использованием
системы электронного делопроизводства
1. Регистрация в электронном режиме
1.1. Система электронного делопроизводства является составной частью документационного обеспечения в аппарате Главы администрации города.
1.2. Организация визирования проекта, представление на подпись Главе администрации осуществляются в порядке, предусмотренном Регламентом администрации.
1.3. Печатание проектов распорядительных документов Главы администрации структурными подразделениями и т. п., не имеющими в штате технических работников (секретарь, оператор) и зарегистрированными в ЛВС, объемом до 4 страниц осуществляется в подразделении.
Подразделения администрации и городские службы, не подключенные к ЛВС, представляют одновременно с печатным экземпляром запись его на магнитном носителе.
1.4. Поправки и исправления, включая обсуждение на совете администрации, в машинописный экземпляр вносятся автором документа, который в установленном порядке через секретаря администрации представляется на подпись Главе администрации.
В электронный экземпляр документа коррективы и правки вносятся автором документа после его подписания Главой администрации. Готовый документ с визой секретаря администрации экспортируется в сеть.
1.5. Подписанное Главой администрации постановление (распоряжение) в день подписания его регистрируется управляющим делами с присвоением документу очередного порядкового номера параллельно в журнале и электронном режиме.
На каждый организационно - распорядительный документ им заполняется электронная учетная карточка (приложение № 2) с постановкой на контроль тех, исполнение которых подлежит контролю.
1.6. Управляющий делами машинописный экземпляр зарегистрированного документа - подлинника с приложением справки на его рассылку (неподключенным к сети подразделениям и службам) по контрольным документам в день регистрации, по остальным - не позднее следующего после регистрации дня направляет оператору для подключения текста и изготовления машиночитаемых копий для рассылки документов.
1.7. Если в системе ЛВС отсутствует электронный экземпляр проекта документа, оператор не позднее 2 рабочих дней (по контрольным, как правило, - в день поступления) подключает электронный текст к зарегистрированному документу.
1.8. Копии документов в машиночитаемом виде для рассылки неподключенным к сети адресатам готовятся оператором и передаются в канцелярию не позднее 2 дней.
Копия документа в машиночитаемом виде направляется канцелярией также в структурное подразделение, разрабатывавшее документы нормативного характера (положение, правило, порядок, устав и т. п.).
2. Контроль за исполнением актов Главы
администрации
2.1. Контроль за исполнением актов Главы администрации (постановлений и распоряжений) осуществляется управляющим делами с использованием электронной техники.
2.2. Подсистема автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД) является составной частью автоматизированной системы "Организационно - распорядительные документы".
2.3. Целью подсистемы АКИД является обеспечение контроля исполнения актов Главы администрации с помощью средств электронной техники, она рассчитана на решение следующих задач:
- информирование ответственных исполнителей и руководства администрации за 10 дней о документах, срок исполнения которых истекает;
- информацию о документах с истекшим сроком исполнения;
- информацию о ходе исполнения актов Главы администрации по ответственным исполнителям.
2.4. Задачи решаются в двух режимах:
предупредительном - до истечения сроков исполнения и контрольном - после истечения сроков исполнения с использованием формуляров выходных документов.
2.5. Электронному контролю исполнения подлежат все акты Главы администрации, содержащие конкретные поручения со сроком исполнения.
2.6. Требования к тексту контролируемого документа:
- текст документа должен содержать развернутую формулировку действия, которое требуется совершить, срок исполнения и фамилию ответственного исполнителя;
- контрольные сведения должны быть конкретны. Не могут быть проконтролированы поручения "оказать содействие", "ускорить решение вопроса", "поднять ответственность" и т. п. как не определяющие конкретные действия;
- если указан в тексте документа исполнитель, то должен быть определен и контролер;
- в случае указания только лица, осуществляющего контроль, в документ должен быть указан срок представления информации ответственными исполнителями.
2.7. Типовые сроки проверки исполнения в 1995 году:
- задания 1996, 1997 годов проверяются один раз в год;
- задания текущего года 1 раз в полугодие;
- задания текущего месяца 1995 года за 10 дней до истечения установленного срока;
- задания последующих месяцев 1995 года ежемесячно (на 1-е число).
2.8. Выявляет документы, подлежащие автоматизированному контролю в соответствии с пунктами 2.6 и 2.7, управляющий делами при регистрации организационно - распорядительных актов Главы администрации, заполняя кодовые зоны регистрационной карточки документа и помечая контрольный документ буквой "К" на регистрационном табло (приложение № 2).
Подключение текста к контрольному документу обязательно, как правило, в день его регистрации.
На каждый контрольный документ, в т. ч. и содержащий несколько поручений, заданий (контрольных пунктов) с несколькими ответственными исполнителями заполняется при его регистрации формуляр "Контрольный экран" (приложение № 3).
2.9. Управляющий делами осуществляет связи с ответственными исполнителями, анализирует исполнение документов, формирует банк данных о ходе выполнения актов Главы администрации, обрабатывает и выдает информацию о контролируемых документах.
2.10. Руководят работой прямых исполнителей ответственные исполнители - руководители соответствующих структурных подразделений.
2.11. Ответственные исполнители, чьи рабочие места автоматизированы, самостоятельно вводят в ЭВМ информацию об исполнении документа, заполняя формуляр "Информация об исполнении" (приложение № 4), другие - передают информацию в машинописном виде управделами, который вводит ее в информационный банк.
2.12. При поступлении информации от всех ответственных исполнителей об исполнении документа должностное лицо, контролирующее его исполнение по поручению Главы администрации, в случае согласия с представленной информацией в 2 - 3-дневный срок после получения последней информации заполнением соответствующей зоны в "Контрольном экране" автоматически направляет документ Главе администрации на снятие его с контроля (приложение № 5).
2.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий и поручений, содержащихся в нем, Главой администрации по представлению должностного лица, контролирующего исполнение, в случае полного заполнения им информации на "Контрольном экране".
2.14. Глава администрации по представленной информации принимает в электронном режиме решение "снять с контроля" или "продлить срок исполнения" с назначением нового контрольного срока, что фиксируется в меню АС "Организационно - распорядительные документы" по строке "Контроль и отчеты" и на регистрационном табло буквой "В".
2.15. Информацию о ходе исполнения контрольных документов система АКИД выдает:
- по документам с истекшим сроком исполнения, по документам срок которых истекает (предупредительный контроль) - за 10 дней для Главы администрации, первого зам. главы администрации, секретаря администрации, управляющего делами и контролеров по строке "Контроль" - "отбор" в меню АС "Организационно - распорядительные акты".
- по ответственным исполнителям (руководители структурных подразделений) по строке "Просмотр документов - "отбор" в меню АС "Организационно - распорядительные акты".
Секретарь администрации
Р.А.БЕРДНИКОВА
Приложение № 2
к Распоряжению администрации
города Юрги
от 30 июня 1995 г. № 683-р
Приложение № 4
к Распоряжению администрации
города Юрги
от 30 июня 1995 г. № 683-р
------- Информация об исполнении ( ) ---¬
¦ ¦
¦ Здесь должен находиться отчет о ¦
¦ проделанной работе в текстовом ¦
¦ виде ... ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L----------------------------------------------------------------
Секретарь администрации
Р.А.БЕРДНИКОВА
Приложение № 5
к Распоряжению администрации
города Юрги
от 30 июня 1995 г. № 683-р
------- АС "Организационно - распорядительных актов" -----------¬
¦ -----------------------------------------------------------¬ ¦
¦ ¦ Снятие документов с контроля ¦ ¦
¦ ¦ (Возврат документов на контроль )¦ ¦
¦ ¦ Оглавление папки документов ¦ ¦
¦ ¦ Экспорт базы данных в формат 1 : С ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ L----------------------------------------------------------- ¦
L----------------------------------------------------------------
