РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации города Ленинска-Кузнецкого от 24.03.2003 № 184
(ред. от 25.10.2006)
"О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛЕНИНСКА-КУЗНЕЦКОГО"
Официальная публикация в СМИ:
В данном виде документ не опубликован.
Первоначальный текст документа также не опубликован.
Утратил силу в связи с изданием распоряжения администрации г. Ленинска-Кузнецкого от 22.06.2007 № 14.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛЕНИНСКА-КУЗНЕЦКОГО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24 марта 2003 г. № 184
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЛЕНИНСКА-КУЗНЕЦКОГО
(в ред. распоряжения администрации г. Ленинска-Кузнецкого
от 26.10.2006 № 8)
В целях упорядочения работы аппарата администрации города и повышения эффективности деятельности, в соответствии с регламентом работы Администрации Кемеровской области, Уставом города:
1. Утвердить регламент работы администрации города согласно приложению.
2. Обязать управления, комитеты, отделы и другие структурные подразделения администрации города, обеспечить соблюдение требований регламента, установленного порядка работы с документами, контроля за их исполнением.
3. Признать утратившими силу распоряжения администрации города от 04.02.2002 № 75, 28.11.2002 № 943.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации Д.А.Красина.
Глава города
В.ЕРМАКОВ
Приложение
к распоряжению администрации
города Ленинска-Кузнецкого
от 24 марта 2003 г. № 184
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛЕНИНСКА-КУЗНЕЦКОГО
(в ред. распоряжения администрации г. Ленинска-Кузнецкого
от 26.10.2006 № 8)
1. Общие положения
1.1. Администрация города является исполнительным органом городского самоуправления и возглавляется главой города.
1.2. Глава города руководит деятельностью администрации города на принципах единоначалия на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, законов Российской Федерации, законов Кемеровской области, актов Президента и Правительства Российской Федерации, Устава города, актов городского Совета народных депутатов, принятых в пределах его полномочий.
1.3. Исполнительные функции глава города осуществляет путем издания постановлений, распоряжений.
1.4. Администрация, как орган исполнительной власти в городе, является юридическим лицом.
1.5. Заместители главы города назначаются распоряжением главы города и осуществляют функции управления на закрепленных направлениях и другие полномочия, делегированные им распоряжением главы города.
1.6. При отсутствии главы города в связи с убытием в отпуск, командировку, наступлением временной нетрудоспособности или по другим причинам его обязанности исполняет первый заместитель главы города или один из заместителей в соответствии с распоряжением главы города.
При необходимости срочного решения вопросов в отсутствие главы города в течение рабочего дня право подписи и решения вопросов делегируется первому заместителю главы города.
1.7. Комитеты, управления и отделы администрации руководствуются в своей работе положениями, утвержденными главой города.
2. Планирование работы
2.1. Организующей основой деятельности администрации является планирование работы.
2.2. Планы работы управлений, комитетов и отделов администрации разрабатываются на год, квартал, месяц, неделю с учетом комплексного решения проблем жизнедеятельности города.
2.3. Проект перспективного плана работы администрации города готовит организационный отдел администрации города по предложениям управлений, комитетов и отделов администрации города, которые согласовываются с заместителями главы города в соответствии с распределением обязанностей. Предложения вносятся за месяц до начала планируемого периода.
Перспективный план работы администрации разрабатывается на основе прогноза социально-экономического развития города, с определением задач и мер по их реализации. Перспективный план состоит из разделов:
вопросы, выносимые на рассмотрение городского Совета народных депутатов,
вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации города,
вопросы, выносимые на рассмотрение главы города.
2.4. Организационный отдел вносит проект перспективного плана на рассмотрение главы города не позднее, чем за 15 дней до начала планируемого периода.
2.5. В соответствии с перспективным планом составляется квартальный (текущий) план работы администрации города. Предложения по нему вносятся руководителями подразделений администрации в организационный отдел за один месяц до начала квартала.
Согласованный квартальный план не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода вносится на рассмотрение главы города.
2.6. Квартальный план состоит из разделов:
вопросы, выносимые на рассмотрение городского Совета народных депутатов; вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации города; вопросы, выносимые на рассмотрение главы города; вопросы, рассматриваемые у заместителей главы города; организационные мероприятия, проводимые администрацией города.
2.7. Контроль за выполнением планов работы администрации города осуществляется главой города, заместителями главы, управляющим делами администрации в соответствии с распределением обязанностей.
2.8. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов, включенных в план, несут назначенные главой города и его заместителями должностные лица, руководители управлений, комитетов, отделов, указанные в плане.
2.9. Общий контроль за выполнением планов работы администрации города возлагается на управляющего делами администрации. Контроль за ходом и результатами работы по выполнению плана управлениями, комитетами и отделами осуществляется организационным отделом, который до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом готовит аналитическую справку об исполнении квартального плана и представляет ее управляющему делами администрации для доклада на проводимых совещаниях аппарата у главы города.
2.10. Планы работы направляются главе города, заместителям главы города, управляющему делами администрации, руководителям структурных подразделений администрации, а также в городской Совет народных депутатов.
2.11. Руководители управлений, комитетов, отделов составляют ежемесячные и еженедельные планы организационных мероприятий, проводимых структурными подразделениями администрации в текущие периоды, и представляют в организационный отдел для обобщения до 20 числа текущего месяца, на следующую неделю - каждую пятницу (до 12.00) текущей недели.
Мероприятия направляются главе города, заместителям главы, управляющему делами администрации, а также в городской Совет народных депутатов.
3. Прием, регистрация и направление поступающих
и исходящих документов
3.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается в организационном отделе администрации, письменные обращения, жалобы от населения передаются для регистрации и контроля в отдел писем и приема граждан. Корреспонденция, поступившая на имя главы города, регистрируется в организационном отделе, на заместителей главы - секретарями соответствующих приемных. Комитеты, управления, отделы администрации города принимают и регистрируют адресованные им документы самостоятельно.
Телефонограммы и телеграммы в адрес главы города и его заместителей принимаются главным специалистом приемной главы города, который обеспечивает их учет и контроль исполнения. При необходимости, передаются в организационный отдел для учета при составлении еженедельных планов работы главы города.
3.2. На документ в день его поступления заводится электронная регистрационная карточка и проставляется регистрационный штамп установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа.
3.3. Поступившие документы передаются на рассмотрение главе города.
3.4. Документы после их рассмотрения незамедлительно передаются специалистом организационного отдела исполнителям под роспись согласно резолюции.
3.5. Исходящие документы за подписью главы города, заместителей главы оформляются на бланках администрации в соответствии с требованиями ГОСТ и направляются адресатам организационным отделом (исполнитель документа указывает точный адрес).
В случае направления документа нескольким адресатам исполнитель обязан представить требуемое количество экземпляров.
Один экземпляр письма с визами согласований (заместителя главы в соответствии с распределением обязанностей, заинтересованных служб, юридического отдела и организационного отдела) хранится в организационном отделе.
3.6. Служебные документы, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском Федеральном округе предварительно рассматриваются в Администрации области, в обязательном порядке визируются в протокольном отделе Администрации области, согласовываются заместителем Губернатора - руководителем аппарата и подписываются Губернатором области.
3.7. Служебные документы, направляемые Губернатору Кемеровской области, УФСБ России по Кемеровской области, ГУВД Кемеровской области, прокурору области подписываются только главой города, а в его отсутствие - исполняющим обязанности главы.
Документы, направляемые в Администрацию области заместителям Губернатора, начальникам департаментов, подписываются заместителями главы города; в отделы Администрации области - руководителями отделов администрации в соответствии с предоставленными полномочиями.
3.8. Оперативные документы могут быть переданы через телетайп, факсимильную, фельдъегерскую связь, электронную почту.
3.9. Прием, учет, регистрация, хранение и отправка секретных документов осуществляется отделом мобилизационной подготовки администрации города.
3.10. Ведение секретного делопроизводства и порядок работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и нормативными правовыми актами по защите государственной тайны.
4. Организация контроля исполнения документов
4.1. Главой города, а в случае его отсутствия - первым заместителем или заместителем, исполняющим обязанности главы города, документы рассматриваются в день их поступления.
Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета народных депутатов Кемеровской области, Администрации области осуществляется лично главой города.
В резолюции даются указания по исполнению документа. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не оговорено. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Обобщающая информация о выполнении такого поручения дается им же. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и ее предоставление в установленные сроки ответственному исполнителю и в организационный отдел.
Контроль за исполнением документов администрации города (распоряжений, постановлений, протоколов и др.), документов городского Совета народных депутатов, писем осуществляют глава города, его заместители в соответствии с распределением обязанностей, а также руководители структурных подразделений, поручения которым содержатся в тексте документа. Организационную работу, подготовку обобщающей информации по исполнению документа осуществляет лицо, на которого возложен контроль за исполнением документа. Информацию об исполнении отдельных поручений представляют указанные в них исполнители.
Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнением документов осуществляет организационный отдел администрации. Работник отдела вводит в базу данных программы контроля данные о документах, распечатывает контрольные карточки для ответственного исполнителя и соисполнителей, один экземпляр карточки помещается в картотеку, а другой экземпляр вместе с документом незамедлительно направляется ответственному исполнителю и соисполнителям.
Ответственный исполнитель (или лицо, на которого возложен контроль за исполнением самим документом) после получения контрольного документа в 10-дневный срок разрабатывает организационные мероприятия по его исполнению.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- на депутатские запросы письменный ответ должен быть дан в течение 10 дней, в случае, если для подготовки ответа необходимо провести соответствующие проверки, либо изучить дополнительный материал, ответ на данный запрос может быть дан в срок до одного месяца. При этом указанные должностные лица обязаны в срок не позднее 10 дней письменно информировать депутата, направившего запрос, о причинах задержки ответа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для документов Администрации области, Совета народных депутатов Кемеровской области и внутренних - с даты подписания документа, для других поступивших документов - с даты их поступления.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Сроки исполнения документов контролируются организационным отделом ежедневно, об истечении срока исполнения исполнители уведомляются за 3 дня до истечения срока исполнения. Еженедельно готовится справка по исполнению документов и передается управляющему делами администрации для доклада главе города.
Информация о ходе исполнения документа, представляемая исполнителями в организационный отдел, предварительно согласовывается с ответственным исполнителем (или лицом, на которого возложен контроль за исполнением самим документом) и курирующим заместителем главы города. Информация должна содержать мотивированную просьбу "о продлении срока исполнения", "о продолжении контроля" либо снятии с контроля". Решение о продлении срока исполнения или о снятии документа с контроля принимается главой города. Поступившая информация вносится в базу данных программы контроля.
Проверка хода исполнения документов осуществляется до истечения срока исполнения в следующем порядке: задания последующих лет - не реже 1 раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже 1 раза в месяц, задания текущего месяца - каждые 10 дней.
4.2. Контроль за исполнением распорядительных актов предусматривается планом работы администрации и ее структурных подразделений.
Состояние работы по контролю за исполнением документов рассматривается на "часе контроля" при заместителях главы города, управляющем делами администрации, на заседаниях совещательных органов, у ответственных исполнителей в соответствии с планом работы. На "час контроля" приглашаются все руководители служб, организаций, поручения которым содержатся в документе. По факту рассмотрения даются конкретные поручения, предложения, оформляется протокол.
Контрольные документы хранятся у исполнителей в специальном деле вместе с планом мероприятий по организации исполнения документа и материалами, характеризующими ход исполнения (письма и ответы на них, промежуточные информации, справки, протоколы совещаний, заседаний, выписки из них и др.).
В случае отсутствия на рабочем месте (отпуск, командировка, по болезни и др.) работник, ответственный за контроль исполнения документов в своем подразделении, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и организационным отделом, все контролируемые документы.
4.3. Ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, управляющему делами администрации представляется аналитическая справка о ходе выполнения контрольных документов для доклада главе города.
5. Оценка исполнительской дисциплины
По результатам выполнения плана работы, состояния исполнительской дисциплины по работе с контрольными документами, с обращениями граждан, дисциплины труда организационный отдел, отдел писем и приема граждан, отдел кадров готовят справки управляющему делами администрации для доклада главе города для определения размера премиальных выплат по итогам месяца, квартала.
6. Порядок подготовки проектов документов главы города
6.1. Глава города по вопросам своей компетенции издает постановления и распоряжения, которые обязательны к исполнению на территории города.
Несоблюдение и неисполнение актов главы города влечет за собой наступление ответственности, предусмотренной действующим законодательством.
Постановление главы города - нормативный правовой акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий обязательные предписания для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение.
Распоряжение главы города - ненормативный правовой акт индивидуального характера, устанавливающий, изменяющий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц.
Заключение о форме правового акта, подлежащей применению при подготовке конкретного документа (постановление или распоряжение), дает юридический отдел.
6.2. Подготовка проекта распоряжения или постановления главы города включает:
- поручение главы города, данное в виде письменного или устного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам (в соответствии с компетенцией) о подготовке проекта;
- проработку вопроса об актуальности и содержании документа в соответствующих подразделениях администрации города;
- определение главой города либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта распоряжения или постановления, круга организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта распоряжения, его экспертизу и согласование;
- организацию сбора необходимых письменных заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа с необходимыми организациями и должностными лицами.
В случае несогласия с проектом или отдельными пунктами прилагается подписанное мотивированное заключение.
Правовая экспертиза проекта документа, осуществляемая юридическим отделом администрации, оформляется в письменном виде в зависимости от степени подготовки документа, его сложности и правовой обоснованности; если проект документа в его отдельной части или в целом противоречит действующему законодательству, то на основании заключения юридического отдела он дорабатывается авторами проекта;
- согласование доработанного проекта документа.
Проекты документов в обязательном порядке должны согласовываться:
- первым заместителем главы города;
- управляющим делами администрации;
- содержащие поручения структурным подразделениям администрации, рекомендации федеральным органам, организациям, учреждениям - с руководителями и заместителями главы города, в компетенцию которых входит решение указанных в проекте вопросов, руководителями заинтересованных организаций, учреждений;
- юридическим отделом;
- организационным отделом;
- требующие финансового обеспечения - с заместителем главы города по экономике, промышленности и финансам и финансовым отделом.
6.3. При подготовке проектов распоряжений и постановлений главы города должны строго соблюдаться требования стандартов на организационно-распорядительную документацию, основных положений Единой государственной системы делопроизводства и инструкции Администрации области по делопроизводству. Документ, как минимум, должен иметь заголовок, отражающий содержание, сжатую преамбулу, сроки исполнения и фамилии должностных лиц, ответственных за исполнение содержащихся в тексте поручений, указания на представление информации и фамилию лица, отвечающего за исполнение документа в целом.
6.4. При необходимости в проекте распоряжения, постановления указывается на признание утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов, если вновь принимаемое решение исключает их действие; делается ссылка на документы, его автора, номер и заголовок, если документ принимается во исполнение документа вышестоящих органов.
6.5. На подпись главе города представляются только те проекты распорядительных документов, в отношении которых в процессе согласования были устранены все замечания.
Ответственность за содержание, качественную подготовку документов, их согласование с заинтересованными сторонами несут заместитель главы города согласно распределению обязанностей, а также лица, на которые была возложена подготовка проекта документа.
Ответственность за оформление документов возлагается на организационный отел администрации.
6.6. Проекты постановлений, распоряжений администрации города после их надлежащего оформления передаются организационным отделом на рассмотрение главе города.
Распорядительные документы на подпись главе города представляются ежедневно.
6.7. Распоряжения и постановления администрации подписывает глава города или лицо, официально исполняющее обязанности главы города.
6.8. По вопросам утверждения и назначения кадров управления, комитеты, отделы представляют в отдел кадров администрации города проект распоряжения, биографическую справку и личное дело на каждого работника. Проекты распоряжений по кадрам визируются руководителями структурных подразделений, заведующим отделом кадров, юридическим отделом и управляющим делами администрации. Вопросы утверждения, назначения кадров и освобождения от должности вносятся на рассмотрение главы города, как правило, управляющим делами администрации.
6.9. Размножение и рассылка принятых и подписанных распоряжений производится организационным отделом администрации в соответствии со списком, подписанным должностным лицом, ответственным за подготовку документа.
6.10. В случае, когда распоряжение было принято в отношении определенного круга лиц, оформляются выписки из распоряжений.
Оформление выписок из распоряжений возлагается на подразделение, подготовившее распоряжение. Формуляр выписки включает в себя: реквизиты общего бланка, наименование вида документа "Выписка из распоряжения", дата (оригинала), регистрационный номер (оригинала), место издания, заголовок к тексту, текст (воспроизводится полностью вводная часть и необходимый пункт распоряжения), подпись (кроме личной), отметка о заверении выписки (состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности заверяющего выписку, его подписи, ее расшифровки и даты заверения). При выдаче выписки на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью структурного подразделения. Факт выдачи выписки из распоряжения фиксируется в специальном журнале, выписки выдаются на руки под роспись на основании паспорта.
Право проставления отметки о заверении выписки предоставляется руководителю структурного подразделения или его заместителю.
Персональная ответственность за соответствие выписок распоряжениям главы города возлагается на руководителя структурного подразделения, которое готовило распоряжение.
6.11. Секретные документы визируются только главой города (или лицом, на которое возложено исполнение обязанностей).
Ознакомление исполнителей с секретными документами проводится согласно резолюции главы города.
7. Публикация актов администрации города
Публикация актов администрации города в средствах массовой информации осуществляется по распоряжению главы города или управляющего делами администрации.
Передача документов к опубликованию производится отделом по работе с общественными объединениями и СМИ.
8. Подготовка ответов на протесты и представления
прокурора города
8.1. Протест на распоряжение или постановление главы города вместе с копией опротестованного акта направляется организационным отделом в день его поступления главе города для направления его службе, подготовившей этот документ, и юридическому отделу.
8.2. На основании заключения юридического отдела разработчики опротестованного акта в 10-дневный срок готовят ответ прокурору города о результатах рассмотрения протеста за подписью главы города.
8.3. Подписанное главой города распоряжение об отмене опротестованного акта незамедлительно направляется в прокуратуру города и рассылается во все адреса, указанные в списке рассылки.
8.4. Представление прокурора города об устранении нарушений законодательства в той или иной сфере деятельности администрации города в день его поступления в администрацию направляется главой города заместителю, в ведение которого отнесено устранение нарушений, указанных в представлении прокурора города.
Копия представления в этот же день направляется в юридический отдел администрации.
8.5. Управление, отдел, иное структурное подразделение администрации города, которому дано соответствующее поручение главой города либо его заместителем, в 15-дневный срок готовит ответ на представление прокурора.
8.6. Подготовленные материалы в 5-дневный срок подлежат согласованию с юридическим отделом и передаются на подпись главе города не позднее, чем в месячный срок с момента вынесения прокуратурой города рассматриваемого представления.
9. Учет договоров, заключаемых администрацией города
9.1. Регистрация хозяйственных договоров, как исходящих от сторонних организаций, так и от администрации, производится в юридическом отделе.
9.2. Проект договора, исходящий от администрации, представляется в юридический отдел для проведения экспертизы отделом, занимающимся разработкой проекта договора, после согласования с финансовым отделом и всеми заинтересованными службами.
После проведения правовой экспертизы проект договора подписывается главой города. Подписанный договор вновь направляется в юридический отдел для регистрации в "Журнале регистрации договоров", после чего подписанный и скрепленный печатью договор возвращается в отдел, готовивший проект, для отправки адресату с сообщением юридическому отделу о дате отправки.
В случае получения на проект договора протокола разногласий отдел, занимавшийся разработкой проекта договора, обязан в 3-дневный срок рассмотреть протокол разногласий и вместе со своими предложениями передать его в юридический отдел.
9.3. Проект договора, исходящий от сторонних организаций, поступает на рассмотрение в соответствующую службу, которая, согласовав в 3-дневный срок условия проекта договора с финансовым отделом и другими заинтересованными службами, представляет договор в юридический отдел для проведения правовой экспертизы. Замечания к договору оформляются протоколом разногласий соответствующим отраслевым отделом, после чего подписанные и скрепленные печатью договор вместе с протоколом разногласий возвращается стороне, направившей проект договора.
9.4. Хранятся договоры в отделе соответствующей службы.
9.5. Контроль за исполнением условий договоров возлагается соответственно на заинтересованные службы.
10. Взаимодействие администрации города и городского
Совета народных депутатов
10.1. Взаимодействие администрации города и городского Совета народных депутатов осуществляется в соответствии с Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, Уставом города, регламентом работы городского Совета, Положением об организации взаимодействия главы города Ленинска-Кузнецкого с городским Советом народных депутатов.
Координация деятельности между структурами администрации и городским Советом народных депутатов возлагается на управляющего делами администрации. Распоряжения управляющего делами администрации в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами и специалистами администрации города. Управляющий делами администрации является представителем администрации на заседаниях городского Совета народных депутатов.
Защита интересов администрации при рассмотрении вопросов на городском Совете возлагается на заведующего юридическим отделом администрации.
10.2. Перечень проектов правовых актов, требующих рассмотрения в городском Совете, ежемесячно формируется в организационном отделе на основании предложений заместителей главы города, руководителей управлений, комитетов, отделов и утверждается главой города, в дальнейшем используется для внесения вопросов в повестки дня заседаний городского Совета.
Дополнительные предложения по проектам правовых актов для рассмотрения городского Совета могут вноситься путем включения в установленном порядке в ежеквартальные, ежемесячные планы работы администрации города.
10.3. Подготовленный ответственным лицом для рассмотрения проект правового акта, проект сопроводительного письма на имя председателя городского Совета народных депутатов за подписью главы города, справки к проекту с указанием целей и задач, решаемых новым правовым актом вопросов, его финансово-экономическое обоснование представляются в организационный отдел и за 15 дней до начала заседания городского Совета передаются в городской Совет.
Проекты правовых актов должны иметь визы руководителей соответствующих подразделений администрации, представляющих проект, первого заместителя главы города, управляющего делами администрации, заместителей главы города, в чьей компетенции находятся вопросы, юридического отдела и организационного отдела.
Предварительно все проекты решений, выносимые в городской Совет, как правило рассматриваются на заседаниях коллегии администрации (за исключением проектов решений об установлении тарифов, которые вносятся в городской Совет, минуя предварительное рассмотрение на заседании коллегии администрации города, в соответствии с предложением о тарифной политике).
Документы, представленные с нарушением установленного порядка, к рассмотрению не принимаются.
Контроль за своевременной подготовкой и предоставлением материалов для рассмотрения в городском Совете обеспечивается заместителем главы города, курирующим направление, по которому готовится вопрос.
10.4. Глава города уведомляется о вопросах, включенных в проект повестки заседания городского Совета, в порядке, предусмотренном регламентом городского Совета народных депутатов.
В случае необходимости рассмотрения законопроектов в качестве срочных глава города вправе внести дополнение в повестку дня заседания городского Совета и представить их на обсуждение депутатов в день начала работы городского Совета в порядке, предусмотренном регламентом городского Совета народных депутатов.
10.5. При предварительном рассмотрении документов в комитетах городского Совета в их заседаниях могут участвовать представители администрации города (по согласованию).
Планы работы городского Совета (квартальные), комитетов городского Совета на текущий месяц (в части работы по подготовке правовых актов, подготовке слушаний по вопросам, связанным с деятельностью исполнительной власти) передаются секретарем-референтом городского Совета (по согласованию) управляющему делами администрации в порядке, предусмотренном регламентом городского Совета, и направляются в организационный отдел, который организует ознакомление с ними заместителей главы города и руководителей структурных подразделений администрации города.
10.6. Глава города в исключительных случаях может требовать созыва внеочередного заседания городского Совета в порядке, предусмотренном регламентом городского Совета.
10.7. Документы, принятые городским Советом, направляются в администрацию города для исполнения в порядке, предусмотренном регламентом городского Совета.
10.8. С целью продолжения традиций взаимного сотрудничества и конструктивного решения вопросов председатель городского Совета является членом коллегии администрации города. Заместитель председателя городского Совета, председатели комитетов, а также депутаты могут участвовать в заседаниях коллегии администрации города (по согласованию).
11. Обеспечение работы совещательных органов
при главе города
11.1. Совещательный орган при главе города (коллегия) создается и упраздняется распоряжением главы города.
11.2. Организационный отдел формирует по предложениям управлений, комитетов, отделов (согласно плану работы аппарата администрации) проект повесток заседаний коллегии, осуществляет организационно-техническое обеспечение ее работы, в том числе оповещение членов коллегии, ведение протокола, организует доработку проектов документов согласно решениям коллегии, доведение поручений до исполнителей и обеспечивает контроль за их исполнением.
Проекты документов, подготовленные управлениями, комитетами, отделами, в соответствии с требованиями пунктов 6.2 и 6.3 настоящего регламента представляются в организационный отдел администрации в среду (до 12.00 часов), предшествующую дате проведения заседания, и за четыре календарных дня передаются членам коллегии для ознакомления.
11.3. Определение порядка рассмотрения вопроса на коллегии, формирование списка приглашенных по вопросу и их оповещение возлагается на ответственного за подготовку вопроса.
11.4. После рассмотрения документы в трехдневный срок дорабатываются авторами, если это поручено, и сдаются в организационный отдел.
11.5. Вопросы, по которым проекты документов (распоряжений, постановлений администрации города или постановлений, решений городского Совета) или материалы не представлены в установленный срок, могут быть внесены в повестку дня заседания коллегии администрации города только с разрешения главы города или управляющего делами администрации.
11.6. Подлинники протоколов заседаний коллегии, оформленные в соответствующем порядке, материалы по вопросам повестки дня хранятся в организационном отделе администрации города.
12. Проведение семинаров и совещаний
12.1. Семинары, совещания и другие мероприятия с приглашением руководителей хозяйственных организаций проводятся по решению главы города, заместителей главы.
12.2. Подготовка и проведение совещания (заседания) включает:
- поручение о подготовке совещания (заседания) соответствующему структурному подразделению (ответственному за подготовку);
- проработку вопроса с заинтересованными службами (в рабочем порядке), информация о дате и времени проведения планируемого совещания (заседания) передается в организационный отдел;
- подготовку ответственным структурным подразделением повестки дня, порядка проведения совещания (заседания), списка приглашенных по вопросам, материалов по вопросам повестки дня.
Порядок проведения совещания (заседания), список приглашенных, материалы по вопросам повестки дня в обязательном порядке согласовываются с курирующим заместителем главы города. Все документы совещаний (заседаний), проводимых на уровне главы города, передаются главе города за три дня до проведения совещания (заседания):
- приглашение участников совещания (заседания);
- регистрацию участников совещания (заседания) согласно списку приглашенных;
- ведение протокола совещания (заседания) и его оформление в 3-дневный срок;
- обеспечение контроля за поручениями, данными в ходе совещания (заседания);
- формирование соответствующих дел с протоколами.
Приглашение участников, ведение протокола, подготовка необходимых материалов, контроль за исполнением поручений осуществляется соответствующим структурным подразделением администрации, ответственным за подготовку вопросу.
Приглашение участников селекторных совещаний, аппаратных, которые проводит глава города, ведение протоколов, контроль за исполнением поручений осуществляется организационным отделом администрации.
Техническая сторона работы участников совещания (бумага, микрофон, ручки, карандаши, вода) обеспечивается административно-хозяйственным отделом по предварительной заявке структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.
12.3. Для упорядочения заседаний совещательных органов при главе города определить дни проведения мероприятий:
- коллегия администрации города - 2, 4 понедельник месяца (при необходимости могут назначаться внеплановые заседания коллегии);
- аппаратные совещания при главе города с заместителями главы города -ежедневно (кроме понедельника);
- аппаратные совещания при главе города с руководителями структурных подразделений - каждый понедельник месяца;
- сессия городского Совета народных депутатов - последний четверг месяца;
- президиум городского Совета народных депутатов, заседания постоянных комиссий, депутатские слушания - по плану работы городского Совета народных депутатов;
- пресс-конференции, брифинги - по мере необходимости;
- заседания советов, комиссий и т.д. - по особому плану.
13. Организация пресс-конференций, брифингов,
информационных часов, встреч с представителями средств
массовой информации
13.1. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации администрация города осуществляет систематическое информирование населения города о своей деятельности через средства массовой информации.
13.2. Работу со средствами массовой информации координирует управляющий делами администрации.
13.3. Пресс-конференции, брифинги по определенным вопросам и другие встречи руководителей администрации с работниками средств массовой информации проводятся по поручению главы города.
Возможные темы пресс-конференций:
- объявление важных решений, связанных с экономическим развитием;
- информирование СМИ о текущем моменте в случае катастроф или других кризисных ситуаций;
- другие сложные ситуации, требующие срочного информирования.
Организация работы брифингов, пресс-конференций и др., предоставление корреспондентам печатных материалов, магнитофонных записей и т.д. возлагается на отдел по работе с общественными объединениями и СМИ, пресс-секретаря главы города, техническое обеспечение - на административно-хозяйственный отдел.
14. Организация приема граждан,
работы с обращениями граждан
(в ред. распоряжения администрации г. Ленинска-Кузнецкого
от 25.10.2006 № 8)
14.1. Работа с обращениями граждан в администрации города осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", законами и иными нормативными актами Администрации Кемеровской области, нормативными актами администрации города.
14.2. Организация работы с письменными обращениями граждан, адресованными главе города, заместителям главы города, управляющему делами администрации, устными обращениями, поступившими в ходе личного приема граждан главой города, заместителями главы города, управляющим делами администрации возлагается на отдел писем и приема граждан.
14.3. Организация работы с обращениями граждан, поступившими в структурные подразделения администрации, возлагается на руководителей этих подразделений.
14.4. Личный прием граждан осуществляет глава города, заместители главы, управляющий делами, руководители и специалисты структурных подразделений в соответствии с утвержденным главой города графиком.
График приема граждан на следующий год представляет на утверждение управляющий делами администрации не позднее 20 декабря текущего года.
График приема граждан доводится до сведения населения путем публикации в СМИ, размещения на сайте администрации, на специальном стенде в здании администрации города.
14.5. "Прямая телефонная линия" с населением проводится дважды в месяц в соответствии с утвержденным главой города графиком.
График на следующий квартал представляет на утверждение управляющий делами администрации до 20 числа последнего месяца текущего квартала.
График проведения "прямых телефонных линий" размещается на сайте администрации города, а за 5 дней до дня проведения публикуется объявление с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона должностных лиц.
14.6. Должностное лицо, которому в соответствии с указанием главы города, заместителей главы города, управляющего делами администрации дано поручение о рассмотрении обращения гражданина, обязано обеспечить объективное, всестороннее, своевременное его рассмотрение.
14.7. Срок окончания рассмотрения обращений устанавливает глава города, заместители главы города, управляющий делами.
Обращения, поступившие в администрацию города непосредственно от граждан, рассматриваются не позднее 30 дней с момента регистрации в отделе писем и приема граждан.
Глава города, заместители главы города, управляющий делами администрации имеют право в исключительных случаях, определенных законодательством, продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней.
14.8. По итогам работы с обращениями граждан за неделю отделом писем и приема граждан готовится справка о состоянии исполнительской дисциплины, которая представляется управляющему делами администрации. По итогам работы с обращениями граждан за месяц справка о состоянии исполнительской дисциплины представляется главе города.
14.9. Аналитическая записка по итогам работы с обращениями граждан, адресованными главе города, заместителям главы города, управляющему делами за полугодие, год составляется отделом писем и приема граждан и представляется управляющему делами администрации.
14.10. Статистический отчет об обращениях, поступивших в подразделения администрации города за год, составляется руководителем структурного подразделения и представляется в отдел писем и приема граждан.
15. Машинописные и копировально-множительные работы
15.1. Выполнение машинописных работ, тиражирование материалов для аппарата главы города осуществляется административно-хозяйственным отделом администрации.
15.2. Исполнение машинописных работ производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди по указанию управляющего делами администрации, заведующего административно-хозяйственным отделом администрации.
Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, чернилами черного или синего цвета на одной стороне листа. Сокращения допускаются только общепринятые. Оригиналы, подготовленные с нарушением этих требований, в работу не принимаются и возвращаются автору.
15.3. Изготовление бланков и других документов через полиграфический комбинат и типографию, контроль и содержание в рабочем состоянии печатной и множительной техники в аппарате администрации, обеспечение бумагой и канцелярскими товарами осуществляется административно-хозяйственным отделом администрации.
15.4. Размножение документов производится в порядке поступления. Срочные материалы размножаются вне очереди по указанию управляющего делами администрации, заведующего административно-хозяйственным отделом администрации.
15.5. Изготовление копий документов администрации города осуществляется с разрешения управляющего делами администрации.
15.6. Изготовленные копии подлежат учету. На копирование и размножение передаются первые экземпляры материалов или рукописных текстов, отвечающих техническим требованиям.
Ответственность за своевременную техническую подготовку документов несет заведующий административно-хозяйственным отделом администрации.
16. Использование гербовой печати
Гербовая печать хранится у управляющего делами администрации. Ставится на документы, требующие особого удостоверения, где воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено соответствующим нормативным актом (уставы, доверенности, договоры, удостоверения, финансовые документы и др.), подписанные главой города, его заместителями и заведующим финансовым отделом.
Проставление гербовой печати на факсимиле запрещено.
Другие печати, штампы, необходимые в работе, изготовляются по заказу заведующего административно-хозяйственным отделом администрации, учитываются по искам в журнале и выдаются под роспись руководителю подразделения. Печати хранятся в сейфах и металлических шкафах.
17. Порядок вручения государственных наград Российской
Федерации, Кемеровской области и городских наград
в администрации города
Комплектование наградных материалов к представлению на награждение наградами возлагается на отдел кадров.
Представление к государственным наградам Российской Федерации, Кемеровской области и городским наградам ведется в соответствии с положениями о наградах.
Ходатайства о награждении государственными наградами Российской Федерации, Кемеровской области и городскими наградами возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности.
Отдел кадров администрации проверяет оформление наградного листа. Правильно оформленные наградные материалы передаются на рассмотрение главе города, а затем в соответствующие департаменты, управления, комитеты Администрации области.
Вручение государственных наград Российской Федерации, Кемеровской области и городских наград производится главой города, председателем городского Совета народных депутатов по мере их оформления.
Государственные награды Российской Федерации, Кемеровской области и городские награды по поручению главы города могут вручаться его заместителями, в т.ч. с выездом в трудовые коллективы.
В том случае, если награды поступили в администрацию к профессиональному Празднику награждаемых, то глава города может принять решение о проведении вручения раньше назначенной даты.
Церемония вручения государственных наград Российской Федерации, Кемеровской области и городских наград проходит, в зависимости от числа награждаемых, в актовом зале или конференц-зале администрации. Церемонии вручения предшествует поздравление главы города. Ассистируют на церемонии вручения наград работники отдела кадров. В зале устанавливаются обязательные атрибуты государственной власти (герб, флаг).
Финансирование мероприятий по вручению государственных наград Кемеровской области и городских наград производится из городского бюджета.
18. Формирование дел и передача их в архив
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации города.
Номенклатура дел разрабатывается структурным подразделением до 15 ноября текущего года. Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с заведующим архивным отделом администрации, утверждается заместителем главы города и управляющим делами администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение года по согласованию с управляющим делами администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
Образовавшиеся в делопроизводстве администрации города и ее подразделениях дела хранятся на месте. Управления, комитеты, отделы администрации города, являющиеся источниками комплектования архивного отдела, передают дела постоянного хранения на государственное хранение по истечении 5 лет.
С целью определения ценности документов и отбора их на государственное Хранение, установления сроков хранения проводится экспертиза ценности. Для Организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу, временного хранения, а также акт о выделении дел, срок хранения которых истек, к уничтожению.
19. Организация дежурства в администрации города
Дежурство в приемной главы города ведется круглосуточно в праздничные дни специалистами приемной главы города и ответственными работниками администрации по графику, утвержденному главой города.
Организация дежурства в рабочие и праздничные дни в приемной главы города (составление графика дежурства, назначение дежурных, их инструктирование) возлагается на отдел кадров.
20. Телефонные справочники администрации города и основных
служебных телефонов города
Составление и изготовление справочников служебных и домашних телефонов руководящих работников администрации города и ее структурных подразделений, основных служебных телефонов города, своевременное внесение изменений в них возлагается на административно-хозяйственный отдел, отдел кадров и отдел информатизации.
Обновление (при необходимости) производится раз в год.
21. Режим работы аппарата администрации города
Начало работы - 8-00, обеденный перерыв - 12-00 - 12-48, окончание работы - 17-00, в пятницу - 16-00.
Заместители главы города, руководители управлений, комитетов, отделов должны сообщать в приемные заместителей и в приемную главы города секретарю приемной или дежурному о своем отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем местонахождении на время отсутствия на рабочем месте по другим причинам. Ведение журнала контролирует отдел кадров.
Во всех подразделениях аппарата уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя.
