ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации города Кемерово от 23.02.2001 № 25
"О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием постановления администрации г. Кемерово от 07.03.2008 № 37.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЕМЕРОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 февраля 2001 г. № 25
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В соответствии с постановлением Главы города от 14.02.2001 № 14 "О структуре заместителя Главы города, руководителя аппарата":
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации города согласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановление от 20.01.97 № 13 "О Положении об архивном отделе администрации города".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы города, руководителя аппарата Г.Г.Перекрестова.
Глава города
В.В.МИХАЙЛОВ
Приложение
к постановлению Администрации
города Кемерово
от 23 февраля 2001 г. № 25
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации города
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел (далее по тексту - "Отдел") является структурным подразделением администрации города и непосредственно подчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, законом Кемеровской области "Об Архивном фонде Кемеровской области и архивах", постановлениями и распоряжениями Администрации Кемеровской области, приказами и инструкциями архивного управления Администрации Кемеровской области, Уставом города, постановлениями и распоряжениями Главы города, городского Совета народных депутатов, настоящим Положением.
1.3. Отдел осуществляет свою работу в контакте с отделами и управлениями администрации города, учреждениями, представителями общественности, средствами массовой информации.
1.4. Отдел содержится за счет средств городского бюджета; имеет свою печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.
1.5. При смене заведующего Отделом прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, акт приема-передачи утверждается заместителем Главы города, руководителем аппарата.
1.6. Ликвидация или реорганизация Отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области в соответствии с законодательством.
1.7. Положение об Отделе утверждается Главой города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
2. Основные задачи и функции
2.1. Основные задачи:
2.1.1. Информационное обеспечение администрации города, ее отделов и управлений, организация использования архивных документов.
2.1.2. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда города, хранящихся в отделе.
2.1.3. Комплектование Отдела документами постоянного срока хранения.
2.1.4. Управление и организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений города; содействие организациям, предприятиям и учреждениям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов.
2.1.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, правовых актов Кемеровской области, органов местного самоуправления в области архивного дела.
2.2. Основные функции:
2.2.1. Разрабатывает основные направления, планы развития архивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.
2.2.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Администрации Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
2.2.3. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.
2.2.4. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области представляет на утверждение заместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций, учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
2.2.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.2.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
2.2.7. Информирует администрацию города и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, выполняет их запросы.
2.2.8. Предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы на выставках, в средствах массовой информации.
2.2.9. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве учреждений, входящих в список организаций - источников комплектования; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений.
2.2.10. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов требований законодательства Российской Федерации, законодательных актов области, администрации города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
2.2.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Администрации Кемеровской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также аудиовизуальную документацию.
2.2.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемых организациями - источниками комплектования.
2.2.13. Изучает и распространяет практику работы ведомственных архивов, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации документов в делопроизводстве.
2.2.14. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, выписки из документов, архивные копии.
2.2.15. Информирует заместителя Главы города, руководителя аппарата, архивное управление Администрации Кемеровской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.
3. Структура и организация деятельности
3.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением Главы города по представлению заместителя Главы города, руководителя аппарата и по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
3.2. Заведующий Отделом:
3.2.1. Руководит архивным делом на территории города.
3.2.2. Разрабатывает и утверждает должностные инструкции, распределяет обязанности между специалистами Отдела, координирует и контролирует работу специалистов.
3.2.3. Ведет вопросы планирования, отчетности, учета документов архивных фондов.
3.2.4. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов.
3.2.5. Ведет прием граждан, рассматривает заявления граждан, принимает меры по их исполнению.
3.2.6. Разрабатывает список учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования Отдела.
3.3. Структура Отдела состоит из двух секторов.
3.3.1. Сектор комплектования и научно-справочного аппарата осуществляет функции:
а) отбор и прием документов от организаций;
б) комплектование архива документами личного происхождения, аудиовизуальными документами;
в) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам;
г) консультации организациям по вопросам архивного дела;
д) работа по паспортизации ведомственных архивов;
е) оформление выставок;
ж) проведение экскурсий, лекций.
3.3.2. Сектор обеспечения сохранности и справок осуществляет функции:
а) исполнение запросов;
б) проверка наличия и состояния документов;
в) картонирование и обеспыливание дел;
г) проведение технической обработки дел;
д) заполнение листов проверок наличия и состояния дел и карточек фондов;
е) работа по обеспечению сохранности документов и порядка в архивохранилищах.
4. Права и обязанности
4.1. Отделу предоставляются права:
4.1.1. Получать от учреждений и организаций всех форм собственности необходимую информацию о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.
4.1.3. Давать организациям, учреждениям в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, его структурными подразделениями, архивным управлением Администрации Кемеровской области по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
4.1.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительными органами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами области, ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.
4.2. Сотрудники Отдела обязаны:
4.2.1. Строго соблюдать Положение о муниципальной службе в городе Кемерово, утвержденное постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27.12.2000 № 277, правила внутреннего распорядка, приказы и распоряжения Главы города, заместителя Главы города, руководителя аппарата.
4.2.2. Осуществлять полномочия в соответствии с должностными обязанностями.
4.2.3. Совершенствовать уровень квалификации.
5. Ответственность
5.1. Заведующий Отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.
5.2. Степень ответственности работников Отдела устанавливается должностными обязанностями.
