ПОСТАНОВЛЕНИЕ Администрации города Кемерово от 20.01.1997 № 13
"О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием постановления Администрации г. Кемерово от 23.02.2001 № 25.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЕМЕРОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 января 1997 г. № 13
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. В соответствии с постановлением администрации города от 31.10.96 г. № 228 "О структуре администрации города":
Утвердить Положение об архивном отделе администрации города согласно приложению.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы города Перекрестова Г.Г.
Глава города
В.В.МИХАЙЛОВ
Приложение
к Постановлению администрации
города Кемерово
от 20 января 1997 г. № 13
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации города Кемерово
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется администрацией города, является органом управления архивным делом на территории города Кемерово.
1.2. Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, Федеральными законами, законодательными и иными правовыми актами Кемеровской области, Уставом города, постановлениями и распоряжениями Главы города, решениями городского Совета, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде РФ, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, архивного управления Администрации Кемеровской области, а также настоящим Положением.
1.3. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач и функций; несет ответственность за состояние, развитие и дальнейшее совершенствование архивного дела на территории города Кемерово.
1.4. Отдел входит в структуру администрации города Кемерово, является его функциональным подразделением. Контроль за его деятельностью осуществляет заместитель Главы города.
1.5. Положение об архивном отделе администрации города утверждается Главой города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
Отдел хранит:
2.1. Документы архивного фонда города, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности органов городского самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, находящихся на территории города Кемерова.
2.2. Документы по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий города независимо от форм собственности при отсутствии правопреемника.
2.3. Документы архивных фондов органов государственной власти Заводского, Кировского, Ленинского, Рудничного, Центрального районов, поселков: Боровой, Кедровка, Пионер, Промышленновский, Ягуновский, ранее принятые на хранение.
2.4. Документы негосударственных организаций, личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города.
2.5. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее города.
2.6. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды.
2.7. Учетные документы, архивные справочники, нормативно - методические материалы, необходимые в практической работе.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами отдела являются:
3.1. Информационное обеспечение администрации города, ее отделов и управлений, организация использования архивных документов.
3.2. Обеспечение сохранности и учет документов архивного фонда города, хранящихся в отделе.
3.3. Разработка и претворение в жизнь основных направлений и целевых комплексных программ развития архивного дела в городе.
3.4. Комплектование отдела документами постоянного хранения.
3.5. Управление и организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений города, содействие организациям, предприятиям и учреждениям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании.
3.6. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области, органов местного самоуправления в области архивного дела.
4. ФУНКЦИИ
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Разрабатывает основные направления, целевые программы, планы развития архивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.
4.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Администрации Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах.
4.3. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.
4.4. Разрабатывает и, по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области, представляет на утверждение Главы города списки учреждений, документы которых подлежат передаче на хранение в отдел; ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
4.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.
4.6. Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.7. Информирует администрацию города и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, выполняет их запросы.
4.8. Руководит работой муниципальных архивных учреждений.
4.9. Осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу и организацию документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений.
4.10. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения Государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
4.11. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов области, администрации города в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
4.12. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно - проверочной комиссии архивного управления Администрации Кемеровской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в отдел.
4.13. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений.
4.14. Изучает, обобщает и распространяет практику работы ведомственных архивов, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации документов в делопроизводстве.
4.15. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально - правового характера, выписки из документов, архивные копии.
4.16. Информирует заместителя Главы города, архивное управление Администрации области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.
5. ПРАВА
Архивному отделу предоставляются права:
5.1. Получать от учреждений и организаций всех форм собственности необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.
5.3. Давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, его структурными подразделениями, архивным управлением Администрации Кемеровской области по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
5.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительными органами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной, установленной законодательством Российской Федерации, ответственности, за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города, по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
6.2. Заведующий отделом:
- осуществляет руководство деятельностью отдела по всем направлениям;
- составляет перспективные и годовые планы работы отдела и отчетность по установленным формам;
- проводит экспертизу ценности, прием на хранение в отдел документов архивного фонда города;
- организовывает и осуществляет работу по созданию и совершенствованию научно - справочного аппарата к фондам отдела;
- составляет и ведет списки учреждений, организаций и предприятий (лиц) - источников комплектования архива;
- осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций;
- рассматривает описи дел, подготовленные учреждениями к передаче на государственное хранение и направляет их на утверждение ЭПК архивного управления Администрации Кемеровской области;
- вносит на рассмотрение коллегии администрации города проекты постановлений, распоряжений по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;
- контролирует выполнение учреждениями требований законодательства, распорядительных документов Главы города, государственных органов по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- ведет прием граждан, рассматривает заявления граждан, принимает по ним необходимые меры;
- выдает в установленном порядке учреждениям, организациям, предприятиям и гражданам справки социально - правового характера, копии, выписки из документов, находящихся на государственном хранении;
- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в городе перед заместителем Главы города и архивным управлением Администрации Кемеровской области.
6.3. Специалист 2 категории является сотрудником архивного отдела, подчиняется заведующему архивным отделом, назначается и освобождается от должности заместителем Главы города по представлению заведующего архивным отделом.
Проводит:
- проверку наличия и состояния документов, находящихся на государственном хранении;
- картонирование;
- обеспыливание документов.
Ведет:
- размещение документов в хранилищах;
- топографирование;
- картотеку по административно - территориальному делению.
Оформляет по каждому фонду:
- "Описи", "Дела фондов", "Наблюдательные дела";
- акты и листы проверки наличия и состояния дел.
Проводит техническую обработку архивных дел (нумерация листов, составление заверительных надписей, внутренних описей, оформление обложек и т.д.).
Принимает участие при комплектовании.
Готовит дела на передачу в областной архив.
Исполняет запросы социально - правового характера и тематические.
Выполняет машинописные работы.
6.4. Отдел содержится за счет средств городского бюджета; имеет свою печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.
6.5. Отдел осуществляет свою работу в контакте с администрацией города, их отделами и управлениями, учреждениями, представителями общественности, средствами массовой информации.
6.6. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного хранения документов, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы отдела условий, осуществляет администрация города Кемерово.
6.7. При смене заведующего отделом прием - передача дел и материалов производится с участием специально - созданной комиссии, акт приема - передачи утверждается заместителем Главы города.
6.8. Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области в соответствии с законодательством.
