РЕШЕНИЕ Избирательной комиссии Кемеровской области от 30.08.2007 № 2/6-IV
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 30 августа 2007 г. № 2/6-IV
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единой системы делопроизводства, порядка работы с документами, совершенствования основных правил их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Кемеровской области и руководствуясь ст. 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", а также ст. 5, 16, 17 Закона Кемеровской области "Об избирательной комиссии Кемеровской области", Избирательная комиссия Кемеровской области постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Кемеровской области (прилагается).
2. Считать утратившим силу решение Избирательной комиссии Кемеровской области от 12.01.2001 № 19/119-II "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Кемеровской области".
3. Секретарю Избирательной комиссии Кемеровской области осуществить необходимые меры по введению в действие указанной Инструкции, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.
4. Возложить ответственность за ведение делопроизводства в части учета и прохождения документов на главного специалиста Избирательной комиссии Кемеровской области Корнееву Н.П.
5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Избирательной комиссии и работников ее аппарата.
6. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Кемеровской области возложить на секретаря Избирательной комиссии Кемеровской области Остертак Е.В.
Председатель
Избирательной комиссии
Кемеровской области
С.Н.РЕУТОВ
Секретарь
Избирательной комиссии
Кемеровской области
Е.В.ОСТЕРТАК
Приложение № 1
к постановлению
Избирательной комиссии
Кемеровской области
от 30 августа 2007 г. № 2/6-IV
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Кемеровской области.
Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации" и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Регламентом Избирательной комиссии Кемеровской области, Положением об Аппарате Избирательной комиссии Кемеровской области (далее - Аппарат), а также постановлениями и другими нормативными актами Избирательной комиссии Кемеровской области (далее - Комиссия).
1.2. Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, работников Аппарата и Информационного центра Комиссии (далее - ИЦ Комиссии).
1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель, заместитель председателя, секретарь передает неисполненные документы другому исполнителю.
1.5. Председатель определяет ответственного за ведение делопроизводства работника, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных Комиссии информации о документах), информирует руководителя о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу в Комиссии, готовит проект номенклатуры дел, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архивное Управление Кемеровской области (далее - Архив), выдает работникам документы и дела, контролирует их возврат, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.
1.6. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства с использованием ГАС "Выборы", методическое сопровождение организации делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:
автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) - комплекс программных средств ГАС "Выборы" подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности Комиссии;
бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за пределы Комиссии;
входящий документ - документ, поступивший в Комиссию;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;
делопроизводство, документационное обеспечение - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в Комиссии;
докладная записка - документ, адресованный руководителям Комиссии, руководителям отделов Комиссии, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документооборот - движение документов в Комиссии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;
информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;
исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Комиссии за подписью уполномоченного на то должностного лица;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
координатор исполнения - член Комиссии или работник Аппарата, указанный в резолюции руководителей Комиссии первым и координирующий работу по исполнению документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности Комиссии;
ответственный за исполнение - руководитель отдела Комиссии, ИЦ Комиссии указанный в резолюции руководителей Комиссии первым;
официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;
подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;
поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной председателем, заместителем председателя или секретарем и содержащей принятое им решение;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
соисполнители - члены Комиссии или работники Аппарата, указанные в резолюции руководителей Комиссии после координатора исполнения, и лица, указанные после ответственного за исполнение;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;
формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
электронная регистрационная карточка документа (далее - ЭРК) - регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием АСД.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции производятся в централизованном порядке с использованием АСД.
2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
Документы, адресованные лично председателю, заместителю председателя, секретарю Комиссии, членам Комиссии, передаются им под расписку.
2.6. Прием адресованных руководителям Комиссии документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в ИЦ Комиссии и являющийся официальным почтовым ящиком Комиссии.
2.7. Прием адресованных руководителям Комиссии факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, который находится у ответственного за делопроизводство, осуществляет ответственный за делопроизводство.
Факсограммы, поступающие в Комиссию как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.
2.8. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 1).
2.9. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
На лицевой стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.
2.10. После регистрации документов ответственный за делопроизводство докладывает председателю, а в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю Комиссии обо всех поступивших документах.
2.11. После доклада документов ответственный за делопроизводство вносит резолюции председателя, а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря Комиссии в ЭРК.
2.12. Если в резолюции руководителей Комиссии указаны члены Комиссии и руководители отделов Комиссии, то работу по исполнению документа координирует член Комиссии, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Копии документа передаются руководителю отдела Комиссии, указанному в резолюции первым после члена (членов) Комиссии, - ответственному за исполнение, а также остальным членам Комиссии, руководителям отделов Комиссии, указанным в резолюции (соисполнителям).
Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
2.13. Документы, поступившие из избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в отделы Комиссии, подлежат обязательной передаче ответственному за делопроизводство для регистрации.
3. Работа с документами, содержащими информацию
ограниченного доступа
3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
3.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем отдела Комиссии или руководителем Комиссии, подписывающим или утверждающим документ.
3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости - и его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.
3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом "Для служебного пользования" производится только с разрешения руководителя Комиссии, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов.
3.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются членам Комиссии и работникам Аппарата под расписку.
3.7. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в закрывающихся шкафах.
3.8. Запрещается передавать документы с грифом "Для служебного пользования" по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и по факсу.
3.9. На лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа документа с грифом "Для служебного пользования" проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение № 2). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом "Для служебного пользования" либо разглашения этой информации руководитель отдела Комиссии информирует об этом председателя Комиссии и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает председателю Комиссии. Об утрате дел, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" в структурном подразделении составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
4. Основные требования к подготовке и оформлению документов
4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы (приложение № 3).
В Комиссии установлены следующие виды бланков:
бланк постановления;
бланк распоряжения;
бланк председателя;
бланк заместителя председателя;
бланк секретаря;
общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма.
4.3. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).
Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2004.
Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.
Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2004 г.
4.4. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.5. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Аппарат Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации,
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:
Избирательная комиссия
Кемеровской области
Начальнику отдела
П.П.Петрову
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю председателя
Избирательной комиссии
Кемеровской области
И.И.Иванову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Избирательная комиссия
Кемеровской области
пр. Советский, 58, г. Кемерово, 650064
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, территориальным избирательным комиссиям, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям
территориальных избирательных комиссий
Кемеровской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:
И.И.Иванову
ул. Полярная, дом 45, кв. 5, г. Кемерово, 650000
4.6. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Избирательной
комиссии Кемеровской области
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Избирательной
комиссии Кемеровской области
от 7 сентября 2007 г. № 21/117-IV
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
4.7. Реквизит "Резолюция" оформляется на отдельном листе формата А6 (105 x 147) (приложение № 4), приложенном к документу. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости, - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2005
личная подпись
дата
4.8. Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем (о ком)?", например:
Распоряжение
О создании аттестационной комиссии
"чего (кого)?", например:
Должностная инструкция
ведущего специалиста
Документы, оформленные на бланках формата А5, поручения руководителей Комиссии, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Размер шрифта 12 пт. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа в левом верхнем углу или по центру.
4.9. Реквизит "". должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("Избирательная комиссия Кемеровской области считает возможным").
4.10. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо избирательной комиссии Орловской области от 15.10.2004 № 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1"
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:
Приложение
к постановлению Избирательной
комиссии Кемеровской области
от 29 октября 2007 г. № 138/995-IV
Приложение
к распоряжению Председателя
Избирательной комиссии
Кемеровской области
от 26 октября 2007 г. № 275-р
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.
Слово "Приложение" можно также печатать прописными буквами и центрировать.
4.11. Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Заместитель Председателя личная подпись инициалы, фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если письмо оформляется на бланке председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии, то должность не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит "Подпись" содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:
Секретарь
Избирательной комиссии
Кемеровской области личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на бланке, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Начальник Правового управления Начальник Международного управления
личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название отдела Комиссии, в котором подготовлена справка или информация.
4.12. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "Согласовано" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Избирательной комиссии
Кемеровской области
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Избирательной комиссии
Кемеровской области
от 26 октября 2007 г. № 160
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минюста России
от 20 октября 2007 г. № 5-10/49
Гриф согласования располагается ниже подписи слева.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости может быть указана должность визирующего. Например:
Начальник отдела - главный бухгалтер
Личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в Комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из Комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
4.13. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
4.14. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:
Верно
консультант отдела кадров и
государственной службы
Личная подпись инициалы, фамилия
Дата
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
4.15. Реквизит "Отметка об исполнителе". Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом города, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Александр Петрович Иванов
8-384-2-20-13-13
4.16. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя.
5. Отправка исходящих документов
5.1. Отправка из Комиссии писем, телеграмм и других документов производится централизованно ответственным за делопроизводство ежедневно с 08:30 до 17:30 часов кроме выходных и праздничных дней.
Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.
5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи или по сети Интернет.
5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, территориальные избирательные комиссии).
5.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии на соответствующих бланках.
5.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями и координатором исполнения, передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство.
Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником отдела - главным бухгалтером. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить копию входящего документа к копии отправляемого письма. С использованием АСД документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на документе, остающемся в деле.
5.6. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в ИЦ Комиссии.
5.7. Для передачи исходящего документа по электронной почте ГАС "Выборы" исполнитель представляет в ИЦ Комиссии отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки.
Перед отправкой документ регистрируется с использованием АСД.
5.8. Другие виды переписки по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляются через почтовые ящики абонентов, не являющиеся официальными почтовыми ящиками Комиссии.
5.9. Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя, заместителя председателя или секретаря.
5.10. Отправку ответов на письма, поступившие по сети Интернет и рассмотренные руководителями Комиссии, осуществляет ИЦ Комиссии в соответствии с настоящей Инструкцией. Отправка осуществляется только при наличии его электронной версии.
5.11. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра завизированного списка рассылки, с указанием почтовых или телеграфных адресов.
5.12. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует его и передает на отправку ответственному за делопроизводство.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
5.13. По согласованию с председателем Комиссии руководители отделов Комиссии, подготовившие исходящие письма, имеющие, по их мнению общественно значимый характер, передают их в ИЦ Комиссии для размещения их на сайте Комиссии.
5.14. Контроль за ведением в АСД и правильностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, о законодательных и исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, их руководителях, о федеральных государственных органах, учреждениях и их руководителях, о средствах массовой информации и их руководителях осуществляется ответственным за делопроизводство.
5.15. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются вне очереди и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей.
5.16. Документы без отметок оформляются по мере поступления, передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.
5.17. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются ответственным за делопроизводство через почтовое отделение связи заказными письмами.
5.18. Неправильно оформленные исходящие документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
6. Работа с обращениями граждан
(в ред. Постановления Центризбиркома РФ от 20.12.2006
№ 192/1204-4)
6.1. Письменные обращения граждан (далее - обращение), поступившие в Комиссию, регистрируются ответственным за делопроизводство с использованием АСД отдельно от других видов документов, не позднее трех дней с момента поступления в Комиссию.
6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в ЭРК делается отметка "Повторно" и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием АСД.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в ЭРК ставится отметка "Коллективное".
6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится на свободном от текста месте на первом листе в правом нижнем углу.
6.4. Обращения после регистрации передаются председателю избирательной комиссии (в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю).
6.5. Обращения с резолюцией председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций в ЭРК.
6.6. Обращения рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя (а в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
6.7. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладываются заместителю председателя комиссии и по его поручению в течение пяти дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а при необходимости - и в избирательную комиссию.
В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
6.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
6.9. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.8 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суд.
6.10. Письменные обращения, поступившие в комиссию, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен направить докладную записку на имя председателя комиссии или секретаря с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
6.11. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело" заместителем председателя комиссии. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
6.12. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.
6.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.14. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
6.15. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном законом порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае если в обращении почтовый адрес не указан, ответ на данное обращение не дается.
6.16. Личный прием граждан ведется членами комиссии, руководителями структурных подразделений комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем комиссии.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются с использованием АСД и рассматриваются в установленном порядке.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях Избирательной комиссии
Кемеровской области
7.1. Формирование проекта повестки дня заседания Комиссии
7.1.1. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется по поручению секретаря Комиссии ответственным за делопроизводство (как правило, не позднее чем за 7 дней до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и постановлений Комиссии и представляется на подпись секретарю Комиссии.
7.1.2. Члены, руководители отделов Комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. Включение в повестку дня заседания Комиссии дополнительных вопросов согласовывается с секретарем Комиссии.
7.1.3. Согласованный и подписанный председателем и секретарем Комиссии проект повестки дня передается для тиражирования ответственному за организацию заседания Комиссии.
7.1.4. Ответственный за делопроизводство по получении проекта повестки дня заседания Комиссии информирует членов Комиссии, средства массовой информации (при необходимости) о дате заседания Комиссии.
7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии
7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания Комиссии, готовятся совместно членом Комиссии и работником аппарата, за которым закреплено соответствующее направление деятельности.
7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать проект постановления, а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь заголовок.
7.2.3. Проекты постановлений, представляемые на рассмотрение Комиссии, как правило, печатаются ответственным за делопроизводство или другими работниками аппарата, визируются непосредственными исполнителями, руководителями соответствующих отделов Комиссии. Проекты постановлений, содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, в обязательном порядке визируются начальником отдела - главным бухгалтером Комиссии. После визирования проект документа представляется на визирование члену Комиссии, обеспечивающему его подготовку. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
7.2.4. Исполнитель проекта документа, начальник отдела - главный бухгалтер Комиссии визируют каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также начальником отдела - главным бухгалтером Комиссии.
7.2.5. К проекту документа приобщаются копии документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
7.2.6. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы направляются исполнителем секретарю Комиссии. После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь Комиссии согласовывает проекты постановлений с председателем комиссии, ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования.
7.2.7. Ответственный за организацию заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии, раздает их членам Комиссии.
7.2.8. На заседании Комиссии ведется протокол и диктофонная запись.
7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании Комиссии
7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен федеральными законами или оговорен на заседании.
7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления, его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения. Например: "Возложить контроль за исполнением постановления на члена Комиссии (инициалы, фамилия) и бухгалтерию (инициалы, фамилия руководителя отдела). О результатах исполнения проинформировать Комиссию до (ставится конкретная дата)".
7.3.4. Текст постановления, а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде.
7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, начальником отдела - главным бухгалтером Комиссии, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.
7.3.6. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (приложение № 5).
Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается секретарем Комиссии.
7.3.7. Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает секретарю для последующего их представления на подпись председателю Комиссии.
7.3.8. Если на заседании Комиссии функции председателя Комиссии осуществлял заместитель председателя Комиссии, а в его отсутствие - секретарь Комиссии или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении, выписке из протокола, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:
"Заместитель председателя Избирательной комиссии Кемеровской области " - в случае временного отсутствия председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности председателя Избирательной комиссии Кемеровской области" - в случае отсутствия заместителя председателя Комиссии и при наличии решения (распоряжения) Комиссии о возложении на секретаря либо одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций председателя Комиссии;
"Исполняющий обязанности секретаря Избирательной комиссии Кемеровской области" - в случае наличия решения (распоряжения) о возложении на одного из членов Комиссии с правом решающего голоса функций секретаря Комиссии.
После подписания документы регистрируются с использованием АСД, электронная версия присоединяется к ЭРК. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
7.3.9. Постановления, принятые в ходе заседания Комиссии, нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.
7.3.10. Копии постановлений Комиссии направляются отдельным гражданам в случае, если их обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
7.3.11. Если копии постановления необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.
7.3.12. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре секретарем проставляется печать с надписью "Избирательная комиссия Кемеровской области. Для документов", удостоверяющая подписи председателя и секретаря Комиссии (без воспроизведения подписей).
Изготовленный тираж передается ответственному за делопроизводство для отправки. Рассылка документов по электронной почте осуществляется ИЦ Комиссии.
7.3.13. Подлинные экземпляры постановлений Комиссии выдаются только с разрешения председателя, заместителя или секретаря Комиссии.
7.4. Протокол заседания Комиссии
7.4.1. Протоколы заседаний Комиссии оформляются на бланках установленной формы в срок, не превышающий двух недель после дня заседания.
7.4.2. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы Председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя Председателя, секретаря Комиссии и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, Аппарата и лиц, приглашенных на заседание.
Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список.
7.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования, указывается номер постановления.
7.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем Комиссии.
7.4.5. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
7.4.6. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, принятых в ходе заседания Комиссии, особые мнения членов Комиссии и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.
7.4.7. Подлинные экземпляры протоколов Комиссии выдаются только с разрешения председателя, заместителя или секретаря Комиссии.
8. Оформление распоряжений
8.1. Проекты распоряжений Комиссии разрабатываются по поручению председателя, заместителя председателя или исполняющего обязанности председателя комиссии.
8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.
8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.
8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.
8.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.
8.7. Проекты распоряжений Комиссии печатаются на бланке установленной формы шрифтом № 14.
8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
8.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.
8.10. Проект распоряжения избирательной комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и членом избирательной комиссии, курирующим соответствующее направление работы.
Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера.
8.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в верхней его части.
8.12. Распоряжения Комиссии регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ответственным за кадровое делопроизводство.
8.13. Распоряжениям Комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется индекс "р".
8.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами:
"Назначить", "Перевести", "Освободить", "Премировать" и так далее. Формулировки в распоряжениях должны точно соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации, Федеральному закону "О государственной и гражданской службе Российской Федерации", Закону Кемеровской области "О государственных должностях Кемеровской области и государственной гражданской службе Кемеровской области".
8.15. Подписанные распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются ответственным за кадровое делопроизводство отдельно от распоряжений по общим вопросам.
8.16. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года:
распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс";
распоряжениям о командировании, учебных отпусках - индекс "лк";
распоряжения о дисциплинарных взысканиях "к".
8.17. Распоряжение подписывает председатель избирательной комиссии, заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
9. Контроль исполнения документов и поручений
9.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях Избирательной комиссии Кемеровской области;
поручения, содержащиеся в распоряжениях Избирательной комиссии Кемеровской области;
письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии;
поручения председателя, заместителя председателя Комиссии и секретаря, высказанные на оперативных совещаниях;
поручения, содержащиеся в постановлениях ЦИК России;
поручения, содержащиеся в выписках из протоколов заседаний ЦИК России;
поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя, заместителя председателя ЦИК России;
письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ЦИК России;
входящие документы и обращения граждан согласно Перечню подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение № 6) и резолюциям председателя, заместителя председателя или секретаря Комиссии;
исходящие документы, требующие ответа.
9.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 9.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют члены Комиссии, начальники отделов Комиссии, работники Аппарата, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением либо которые являются координаторами исполнения или ответственными за исполнение соответствующих документов.
9.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы Комиссии, осуществляют начальники отделов Комиссии и работники аппарата, которые подготовили данные документы.
9.4. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан определяют руководители Комиссии исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в приложении № 6.
9.5. Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой "Оперативно" - десятидневный.
Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
9.6. При регистрации входящих и исходящих документов, обращений граждан ответственность за внесение в ЭРК сроков исполнения документов возлагается на ответственного за делопроизводство.
9.7. Контроль сроков исполнения документов осуществляет ответственный за делопроизводство.
9.8. Ответственность за своевременное и полное внесение в ЭРК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за делопроизводство.
В планах мероприятий контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в ЭРК.
9.9. При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют на имя руководителя Комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
Регистрационный номер и дата докладной записки с резолюцией руководителя Комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в ЭРК. На основании указанной информации ответственный за делопроизводство изменяет в ЭРК срок исполнения документа.
9.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.
9.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка на имя руководителя Комиссии об исполнении документа или отдельных его пунктов;
докладная записка ответственного за исполнение о снятии документа с контроля, согласованная с координатором исполнения;
постановление Комиссии, распоряжение председателя, заместителя председателя Комиссии по результатам исполнения документа;
ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный председателем, заместителем председателя, секретарем Комиссии;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
запись в ЭРК ответственным за делопроизводство об устном ответе, данном автору входящего документа, с пометкой о согласовании с координатором исполнения.
9.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
9.13. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд "Исполнен" осуществляет ответственный за делопроизводство только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его ЭРК по указанию координатора исполнения.
9.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения Комиссией информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием Комиссии о результатах исполнения.
9.15. Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит:
председателю, заместителю председателя и секретарю Комиссии информацию о ходе исполнения поручений, содержащихся в отдельных постановлениях ЦИК России и распоряжениях председателя, заместителя председателя ЦИК России, а также информацию о контрольных документах, поступивших в Комиссию из других организаций.
10. Изготовление и использование печатей и штампов
10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.
10.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя Комиссии по заявкам работников Аппарата.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии изготовляются по согласованию с председателем, заместителем председателя, секретарем Комиссии.
Заказы на изготовление печатей и штампов размещает ответственный за делопроизводство.
10.3. Гербовая печать проставляется на благодарностях и почетных грамотах Комиссии, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.
10.4. На рассылаемых копиях постановлений Комиссии печать с надписью: "Избирательная комиссия Кемеровской области. Для документов".
При оформлении документов по личному составу, командировочных удостоверений, трудовых книжек проставляется печать с надписью: "Избирательная комиссия Кемеровской области. Кадры".
На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью: "Избирательная комиссия Кемеровской области. Для пакетов".
10.5. Печати и штампы подлежат регистрации у ответственного за делопроизводство. Печати и штампы выдаются работникам Аппарата под расписку в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
10.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель Комиссии.
10.7. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, где их уничтожают, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.
10.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников Аппарата, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ими в отдел прохождения документации, о чем ставится отметка в журнале учета печатей и штампов.
11. Техническое обеспечение работы с документами
11.1. Копирование и тиражирование документов и материалов
11.1.1. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы Комиссии. Копирование и тиражирование иных материалов осуществляется по согласованию с руководителями Комиссии.
11.1.2. Изготовление больших тиражей (более 100 экз.) или тиражирование объемных материалов (более 100 л.) производится с разрешения руководителя Комиссии.
11.1.3. Материалы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).
11.1.4. Для копирования и тиражирования не принимаются книги, журналы, газеты, сброшюрованные или сшитые документы и материалы.
11.1.5. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.
11.1.6. Документы, выносимые на рассмотрение Комиссии, тиражируются в первую очередь.
11.2. Диктофонная запись
11.2.1. Диктофонная запись заседаний Комиссии и других мероприятий, проводимых в Комиссии, осуществляется ответственным за делопроизводство.
Начальники отделов Комиссии, работники Аппарата и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за три дня уведомляют ответственного за делопроизводство о необходимости диктофонной записи проводимых мероприятий.
11.2.2. При необходимости по решению Комиссии, указанию председателя, заместителя председателя или секретаря Комиссии ответственным за делопроизводство производится расшифровка диктофонной записи заседания Комиссии и других мероприятий, проводимых в Комиссии.
Диктофонные записи заседаний Комиссии и иных мероприятий по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются.
12. Составление номенклатуры дел
12.1 Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения (приложение № 7).
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
12.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается Комиссией по согласованию с Центральной избирательной комиссией Российской Федерации и местным архивным органом.
При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и Примерной номенклатурой дел избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, утвержденной Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.
12.3. Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории Кемеровской области в предстоящем году.
12.4. Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в пять лет, подписывается секретарем Комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
12.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем Комиссии дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.
12.6. Резервные номера дел в номенклатуре дел Комиссии не предусматриваются.
13. Формирование дел в избирательной комиссии
13.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре дел и дата его списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.
13.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства Комиссии, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
13.3. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
13.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
13.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
13.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.
Распоряжения Комиссии по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года, и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
13.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке:
документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
13.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования".
14. Экспертиза ценности документов
14.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
14.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Комиссии создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК), в функции которой входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.
14.3. ЭК в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов, Положением об экспертной комиссии избирательной комиссии Кемеровской области и Инструкцией.
14.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
14.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов (приложение № 2) рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
14.6. По результатам экспертизы ценности документов ответственный за ведение делопроизводства Комиссии ежегодно составляет описи на дела постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения (приложения № 9, 10).
Ответственный за ведение делопроизводства Комиссии составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроками хранения до пяти лет.
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются председателем Комиссии.
14.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками аппарата Комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии.
14.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без составления акта.
14.9. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться в установленном порядке.
14.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
15. Оформление дел
15.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи, брошюрование.
15.2. Перед брошюрованием проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.
Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются.
Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
15.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, брошюрование.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.
Документы в делах временного (более 10 лет) срока хранения перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются, внутренняя опись не составляется.
15.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 10). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
15.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью.
15.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
15.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 11).
Заверительный лист составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии. В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
В заверительных листах дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.
16. Хранение документов и дел в Комиссии
16.1. Дела с момента их заведения и до передачи в государственный архив хранятся в Комиссии.
За сохранность документов и дел несет ответственность секретарь Комиссии.
Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
16.2. Изъятие документов из дел постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения секретаря Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
17. Составление и оформление описей дел и передача дел
в государственный архив
17.1. Ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии перед сдачей на постоянное хранение в государственный архив на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения составляются описи дел по установленной форме в четырех экземплярах (приложение 8, 9).
17.2. Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
17.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же, том 2", при этом другие реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.
17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.
17.5. Передача дел осуществляется по описям дел, которые подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи хранится в избирательной комиссии, а другие - в государственном архиве.
17.6. При передаче дел в государственный архив на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличие дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников избирательной комиссии и государственного архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
17.7. Одновременно с документами в государственный архив передается и научно-справочный материал (предисловие к описи).
17.8. При приеме дел в государственном архиве проверяется правильность их оформления. В делах, оформленных с нарушением установленных Инструкцией правил, недостатки должны быть устранены.
18. Использование документов Архива Комиссии
18.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам Комиссии, работникам Аппарата как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место.
Члены Комиссии и работники Аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
18.2. Изъятие документов из архивных дел, передача членами Комиссии и работниками Аппарата архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.
18.3. Подлинные экземпляры протоколов заседаний Комиссии и постановлений Комиссии не выдаются.
18.4. К работе с документами Архива с разрешения председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии, допускаются депутаты Совета народных депутатов Кемеровской области, руководители исполнительных органов государственной власти Кемеровской области, избирательных комиссий, представители научных и других учреждений, общественных организаций, средств массовой информации, граждане Российской Федерации. Решение о допуске к работе с документами принимается на основании поступившего запроса, наличии запрашиваемых документов и возможности ознакомления с ними.
18.5. Под запросом о допуске к работе с документами Архива Комиссии подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В заявлении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.
18.6. Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.
18.7. Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива Комиссии запрещено. Выносить документы за пределы служебного помещения Архива разрешается только членам Комиссии и работникам Аппарата.
18.8. Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.
18.9. Пользователю предоставляется право заказать в Архиве Комиссии копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря Комиссии.
Копии документов после проверки их ответственным за делопроизводство направляются в адрес организации, приславшей запрос, или выдаются лично пользователю под расписку.
18.10. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения председателя, заместителя председателя или секретаря Комиссии.
Не подлежат опубликованию тексты протоколов, расшифрованных диктофонных записей заседаний Комиссии, а также распоряжения, подписанные председателем, заместителем председателя Комиссии или исполняющим обязанности председателя по кадровым и финансовым вопросам.
В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.
При публикации архивных документов Комиссии или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.
18.11. Комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.
19. Формирование, ведение и хранение личных дел
19.1. Личные дела членов Комиссии и работников Аппарата ведутся ответственным за ведение кадрового делопроизводства. Личное дело состоит из следующих документов:
копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов Комиссии и работников Аппарата с подписью принятого лица, подтверждающей ознакомление, личные заявления о приеме на работу;
сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на государственную службу Кемеровской области по установленной форме (анкета утвержденного образца, автобиография);
сведения, сообщенные членами Комиссии, работающими на постоянной (штатной) основе, и работниками Аппарата об изменениях в анкетных данных (дополнение к анкете);
копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
декларация о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, с отметкой о подаче ее в налоговый орган по месту жительства;
справка о соблюдении ограничений, связанных с прохождением государственной службы Кемеровской области;
медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной службы Кемеровской области;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копия военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных);
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы Кемеровской области (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса);
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности государственной службы Кемеровской области связано с использованием таких сведений;
копии наградных документов, если таковые имеются;
личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с подписью, подтверждающей ознакомление;
копии распоряжений о присвоении классных чинов и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;
копии распоряжений об установлении надбавок за выслугу лет;
копии распоряжений об изменении условий оплаты труда;
копии распоряжений о поощрениях, а также копии распоряжений о наложении дисциплинарных взысканий (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);
отзыв о служебной деятельности государственного служащего, подлежащего аттестации, и его аттестационный лист;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия документов об изменении семейного положения;
копии свидетельств о рождении детей;
личное заявление об увольнении, копия распоряжения об увольнении.
19.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в Архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым.
19.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его кончине. В личное дело помещается копия распоряжения председателя избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью.
19.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист.
На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.
На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в Архив дел. Опись дел подписывается работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, и работником Архива.
При переходе государственного служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы.
20. Ответственность
20.1. Члены Комиссии и работники Аппарата и работники ИЦ Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
20.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники структурных подразделений Аппарата и работники ИЦ Комиссии могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
20.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в отделах Комиссии и ИЦ Комиссии возлагается на их руководителей.
20.4. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии возлагается на секретаря Комиссии.
20.5. Контроль за состоянием делопроизводства и его совершенствованием возлагается на секретаря Комиссии.
Приложение № 1
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы (учитываются ответственным за ведение кадрового делопроизводства).
3. Рекламные извещения, плакаты.
4. Поздравительные письма.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (учитываются в библиотеке).
7. Сообщения, поступившие по сети Интернет, содержащие запросы информационно-справочного характера, предложения и замечания по программному обеспечению интернет-сайта Комиссии (передаются в ИЦ Комиссии).
8. Материалы, поступившие от средств массовой информации с просьбой об интервью, перечень вопросов для интервью, тексты материалов, готовящихся к опубликованию в средствах массовой информации и т.п.
Приложение № 2
Избирательная комиссия УТВЕРЖДАЮ
Кемеровской области Председатель Избирательной
комиссии
Кемеровской области
АКТ ___________ инициалы, фамилия
(подпись)
___________ № _______ "___"____________ ____ год.
пр. Советский, 58
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании Перечня Типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организации, с указанием сроков
хранения. Москва, 2000 год
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
№ Р-1224 Избирательная комиссия Кемеровской области
(название фонда)
Итого ___________ ед. хр. за _________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности ___________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
"___"____________ ____ г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Избирательной комиссии Кемеровской области
от ___ ___________ ____ г. № __
Документы в количестве _____________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Документы, не подлежащие хранению, сожжены в присутствии:
Секретаря
Избирательной комиссии Кемеровской области ________________
Главного специалиста
Избирательной комиссии Кемеровской области ________________
Ведущего специалиста
Избирательной комиссии Кемеровской области ________________
Наименование должности работника, сдавшего документы
Ведущий специалист
Избирательной комиссии Кемеровской области ________________
Подпись
"___"______________ ____ г.
Должность работника, принявшего
документы на сожжение ___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы ___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___"____________ 200 г.
Приложение № 3
ФОРМЫ БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ,
И ФОРМЫ БЛАНКОВ РЕЗОЛЮЦИЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________ № ______________
Кемерово
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
______________ № ______________
Кемерово
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
__________________________________________________________________
проспект Советский, дом 58, Кемерово, 650064,
телефон (384-2)58-52-89, факс (384-2)58-54-62
от ________________ № ______________
на № _____________ от ______________
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
__________________________________________________________________
проспект Советский, дом 58, Кемерово, 650064,
телефон (384-2)58-52-89, факс (384-2)58-54-62
от ________________ № ______________
на № _____________ от ______________
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
СЕКРЕТАРЬ
проспект Советский, дом 58, Кемерово, 650064,
телефон (384-2)58-52-89, факс (384-2)58-54-62
от ________________ № ______________
на № _____________ от ______________
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
__________________________________________________________________
проспект Советский, дом 58, Кемерово, 650064,
телефон (384-2)58-52-89, факс (384-2)58-54-62
--------¬
¦Герб КО¦
L--------
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
__________________________________________________________________
проспект Советский, дом 58, Кемерово, 650064,
телефон (384-2)58-52-89, факс (384-2)58-54-62
от ________________ № ______________
на № _____________ от ______________
Бланки для резолюций
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
______________ инициалы, фамилия
"___"___________________ ____ г.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
______________ инициалы, фамилия
"___"___________________ ____ г.
СЕКРЕТАРЬ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
______________ инициалы, фамилия
"___"___________________ ____ г.
Приложение № 4
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ,
И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 2000.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой показа непечатаемых символов, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При вводе документов используется стиль, который имеет следующие параметры:
Шрифт Times New Roman Cyr
Размер 14 пунктов
Отступ слева 0
Интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
Межстрочный интервал полуторный
Первая строка отступ на 1,25 см.
8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
- верхнее 2,0 см
- нижнее 2,0 см
- левое 3,0 см
- правое 1,5 см.
От края до колонтитула:
- верхнего 1,25 см
- нижнего 1,25 см.
9. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля "Адресат" со следующими параметрами:
Шрифт Times New Roman Cyr
Размер 14 пунктов
Отступ слева 7 см
справа 0
Интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
Межстрочный интервал одинарный
Отступ первой строки нет.
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор НПО
"Химавтоматика"
Л.И.Петров
11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
12. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
14. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
16. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, - и других).
17. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (А, а, В, С, с, Е, е, Н, К, М, О, о, Р, р, r, Х, х, y).
18. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
19. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl-"-").
20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, С, D, L, М). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
21. Вместо буквы "Е" должна употребляться буква "Е".
22. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру, и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).
Приложение № 5
УТВЕРЖДАЮ
Секретарь
избирательной комиссии
Кемеровской области
________________ инициалы, фамилия
(подпись)
"___"____________________ 200_ г.
СПИСОК
должностных лиц (организаций),
которым направляется Постановление
Избирательной комиссии Кемеровской области
№ ________ от "___"__________ 200_ года
Исполнитель ______________________________________________________
"___"_______________ 200_ года
Приложение № 6
ПЕРЕЧЕНЬ
ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ
ИСПОЛНЕНИЯ
Постановления, выписки из протоколов заседания, распоряжения председателя письма ЦИК России - согласно указанному в них сроку.
Письма-запросы и письма-поручения из Администрации Кемеровской области, Совета народных депутатов Кемеровской области, суда Кемеровской области, прокуратуры Кемеровской области - в соответствии с резолюцией председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии, если в них не указан срок - 30 дней.
Протест прокурора - 10 дней.
Представление прокурора - 30 дней.
Письма избирательных комиссий - 30 дней, в период подготовки и проведения выборов - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
Жалобы о нарушениях избирательных прав и права на участие в референдуме, поступившие в период избирательной кампании, - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов - до 30 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
Пересылка обращений граждан для рассмотрения по существу в другие организации, в том числе в избирательные комиссии, - 5 дней.
Приложение № 7
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Избирательной
Избирательная комиссия комиссии Кемеровской области
Кемеровской области __________ инициалы, фамилия
на 2007 год (подпись)
"___"__________ ____ г.
Номенклатура дел
Избирательной комиссии Кемеровской области
--------T--------------T----------T-----------------T------------¬
¦Индекс ¦Заголовок дела¦Количество¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ ¦ дел ¦ дела (тома ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (томов, ¦ части), номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦статей по перечню¦ ¦
+-------+--------------+----------+-----------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-------+--------------+----------+-----------------+-------------
Секретарь Избирательной
комиссии Кемеровской области __________ ________________
подпись расшифровка
_________________________
дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии Протокол ЭПМК архивного
Избирательной комиссии Управления Кемеровской области
Кемеровской области
"____"_________ ____ № ___ "____"__________ ____ № ___
Приложение № 8
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Избирательной
комиссии Кемеровской области
________________ инициалы, фамилия
(подпись)
"___"_____________ ____ г.
Фонд N
ОПИСЬ N
Дел постоянного хранения
за _______ годы
----T--------T--------------T-----------T-------------T----------¬
¦ № ¦ Индекс ¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦ Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ ¦ ¦листов в деле¦ ¦
+---+--------+--------------+-----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+--------+--------------+-----------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено (цифрами и прописью) ед. хр.,
с № ___ по № ___ в том числе: литерные номера: пропущенные номера:
Опись составила
Наименование должности __________ ___________________
подпись расшифровка подписи
Секретарь Избирательной
комиссии Кемеровской области __________ ___________________
подпись расшифровка подписи
УТВЕРЖДЕНА СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭПМК архивного Протокол ЭК Избирательной
Управления Кемеровской области комиссии Кемеровской области
от "___"_________ ____ г. № ___ от "___"_________ ____ г. № __
Приложение № 9
Избирательная комиссия УТВЕРЖДАЮ
Кемеровской области Секретарь
Избирательной
комиссии Кемеровской области
ФОНД № ______________
ОПИСЬ № _____________
дел временного (свыше 5 лет)
хранения
за ____ год
