РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации города Березовского от 11.10.2005 № 851-р
"О ПРИВЕДЕНИИ В СООТВЕТСТВИЕ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОРОДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕРЕЗОВСКОГО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 октября 2005 г. № 851-Р
О ПРИВЕДЕНИИ В СООТВЕТСТВИЕ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АДМИНИСТРАЦИИ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОРОДА
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением Администрации города от 25.04.2005 № 342-р:
1. Городскому финансовому отделу (Черепанова Н.Г.), отделу и учреждениям образования (Колотушкина Т.М.), управлению культуры и кино и учреждениям культуры (Зиновьева Л.Г.), комитету по управлению муниципальным имуществом (Бондарь В.П.), управлению социальной защиты населения и подведомственных ему учреждений (Мурашко В.И.), МУЗ "Центральная городская больница" и учреждениям здравоохранения (Ульянкина О.П.), территориальному управлению пос. Барзас (Казаченко В.Н.), Арсентьевскому сельскому территориальному управлению (Корыткина О.Н.), Успенскому сельскому территориальному управлению (Жунев В.А.):
1.1. Создать до 17.10.2005 экспертные комиссии (ЭК).
В срок до 01.11.2005:
1.2. разработать положения об ЭК, ведомственном архиве (при наличии такового) (приложения № № 1, 2);
1.3. составить историческую справку, номенклатуру дел организации, предприятия, учреждения (приложения № № 3, 4);
1.4. предоставить приказы о составе ЭК, о назначении ответственных за архив, а также вышеназванные документы в архивный отдел Администрации города.
2. Начальникам отделов Администрации города: по делам молодежи, физической культуре, спорту и туризму (Соснина О.И.); по охране прав детства (Косенкова С.М.); экономики и труда (Колокольцова Л.В.); потребительского рынка (Смирнова Т.А.); бухгалтерского учета и отчетности (Апанасенко Ю.В.); архитектуры и градостроительства (Куприянов А.А.); МОБ, ГО и ЧС (Галимуллин Р.Г.); юридического (Масенко В.И.); организационного (Кичаева Е.Г.); информационных технологий (Пранк П.А.); пресс-секретарю Главы города Федуловой О.Н.; консультанту Главы города Максимовой А.С.; консультанту заместителя Главы города по ЖКХ Барановой А.А. составить историческую справку и номенклатуру дел отдела и до 01.11.2005 предоставить в архивный отдел (Илясова Г.П.).
3. Архивному отделу Администрации города (Илясова Г.П.) оказать методическую помощь по разработке вышеназванных документов.
4. Рекомендовать МУ "Управление жилищно-коммунального хозяйства" и предприятиям ЖКХ (Качелин Р.А.), МП "Городской кадастр" (Шустова Т.В.), МП "Управление капитального строительства" (Цыкина В.А.), МУДО СН "Комплексная детско-юношеская спортивная школа" (Заикин А.А.), МУ ТРВ "12 канал" следовать настоящему распоряжению, информацию о проделанной работе предоставить до 01.11.2005 заместителю Главы города - руководителю аппарата Администрации города (Анушенко С.И.).
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города (Анушенко С.И.).
Глава города
А.И.КОЛЕСНИКОВ
Приложение № 1
к распоряжению Администрации
города Березовского
от 11 октября 2005 г. № 851-р
Графическое изображение герба г. Березовского
(не приводится)
Администрация г. Березовского Кемеровской области
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
________________________
"___"___________ 2005 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию организации, и подготовки их к передаче на архивное хранение в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решение вступает в силу после утверждения ее руководителем организации, а в необходимых случаях и ЭПК архивного управления Кемеровской области, Администрации города.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом организации (ответственное за архив лицо), а там, где это необходимо, также представитель архивного отдела Администрации города.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется соответствующими нормативами документационного обеспечения управления, приказами и указаниями, действующими в данной отраслевой (ведомственной) системе; правилами, инструкциями и указаниями Федерального архивного агентства; типовыми и ведомственными перечнями документов, соответствующими нормативно-методическими документами республиканских и местных архивных органов; настоящим Положением об ЭК организации.
2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный осмотр документов организации для дальнейшего хранения или уничтожения.
2.2. Рассматривает и выносит решение об одобрении и предоставлении на утверждение в установленном порядке:
- графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
- сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- передачей перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве организации документов, срок хранения которых истек.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел организации, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке документов для следующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение ЭПК архивного управления Кемеровской области.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультации работников организации по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке к передаче на дальнейшее хранение.
3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ЭК организации предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям организации и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке к передаче на архивное хранение.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений организации отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и предоставлении письменного объяснения в случае их утраты.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений организации сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива организации о качестве оформления дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
3.5. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников муниципального архива города (района).
3.6. Принимать участие в организации и проведении отраслевых и региональных общественных осмотров и проверок состояния делопроизводства и архивов.
3.7. Информировать руководство организации по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. ЭК осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК Администрации города (района) и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем организации, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению ЭПК архивного управления Кемеровской области подлежат решения ЭК о согласовании описей на дела постоянного и долговременного хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Администрации
города (района)
от ______________ № ______
Зам. Главы города -
руководитель аппарата
С.И.АНУШЕНКО
Приложение № 2
к распоряжению Администрации
города Березовского
от 11 октября 2005 г. № 851-р
Графическое изображение герба г. Березовского
(не приводится)
Администрация г. Березовского Кемеровской области
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
________________________
"___"___________ 2005 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве учреждения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документальные материалы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, имеющие научное, политическое и практическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации.
1.2. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документальных материалов до сдачи их в муниципальный архив города (района) в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 в учреждении действует архив.
1.3. В своей работе архив руководствуется приказами и указаниями ведомства и своего учреждения, правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, архивного управления Кемеровской области, муниципального архива города (района) и настоящим Положением.
1.4. Заведующий архивом (ответственный за архив) и другие штатные работники архива назначаются руководителем учреждения.
1.5. Архив работает в соответствии с планами, утвержденными руководителем учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителем учреждения.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АРХИВА
2.1. В состав архива входят:
2.1.1. законченные делопроизводством документальные материалы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений учреждения;
2.1.2. документальные материалы ликвидированных организаций и предприятий, входящих в систему данного учреждения, а также их предшественников;
2.1.3. печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документальные материалы архива. А также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной работы архива;
2.1.4. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документальных материалов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т.д.).
2.2. В состав могут также входить личные фонды деятелей науки, техники, культуры, видных деятелей производства, работавших в данном учреждении или подчиненных ему организациях и предприятиях.
3. ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1. Архив осуществляет следующие функции:
3.1.1. принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы, обработанные в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" М, 2002;
3.1.2. совместно с канцелярией контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3.1.3. участвует в проверке состояния архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях, предприятиях;
3.1.4. организует экспертизу научной и практической ценности документальных материалов, находящихся в архиве;
3.1.5. создает и пополняет научно-справочный аппарат на документальные материалы, подлежащие передаче на государственное хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.);
3.1.6. осуществляет учет документальных материалов, хранящихся в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях;
3.1.7. передает документальные материалы в муниципальный архив в установленные сроки;
3.1.8. организует использование документальных материалов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным материалам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.
3.2. Архив ведет следующую методическую работу:
3.2.1. изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений, организаций и предприятий системы;
3.2.2. принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу (инструкций и памяток по делопроизводству и работе архивов, классификаторов, номенклатур дел, перечней материалов с указанием сроков их хранения и т.д.) для учреждений системы;
3.2.3. консультирует работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела;
3.2.4. участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, делопроизводителей, а также работников архивов подведомственных учреждений.
3.3. Архив ежегодно высылает в архив города (района) паспорт согласно установленной форме.
4. ПРАВА АРХИВА
4.1. Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право:
4.1.1. требовать от руководителей структурных подразделений своего учреждения и подведомственных организаций и предприятий соблюдения установленных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов;
4.1.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения и подчиненных ему организаций и предприятий сведения, необходимые для работы архива;
4.1.3. привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Администрации
города (района)
от ______________ № ______
Зам. Главы города -
руководитель аппарата
С.И.АНУШЕНКО
Приложение № 3
к распоряжению Администрации
города Березовского
от 11 октября 2005 г. № 851-р
Графическое изображение герба г. Березовского
(не приводится)
Администрация г. Березовского Кемеровской области
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразования, история фонда, характеристика документов фонда.
1. Первый раздел - история фондообразования - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
- даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; названия организации-преемника;
- задачи и функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
2. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:
- дата первого поступления документов фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
- степень сохранности документов;
- особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
- сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
- состав научно-справочного аппарата к фонду.
3. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.
Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) предоставляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
Зам. Главы города -
руководитель аппарата
С.И.АНУШЕНКО
Приложение № 4
к распоряжению Администрации
города Березовского
от 11 октября 2005 г. № 851-р
Графическое изображение герба г. Березовского
(не приводится)
Администрация г. Березовского Кемеровской области
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Руководителя организации
Подпись И.О.Фамилия
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 0000 год
--------T----------------T----------T---------------T------------¬
¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦Количество¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ ¦ ед. хр. ¦ и № статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+-------+----------------+----------+---------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+----------------+----------+---------------+------------+
¦ Название разделов ¦
+-------T----------------T----------T---------------T------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+----------------+----------+---------------+-------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза работника архива
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
Организации Администрации г. Березовский
От __________ № От __________ N
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в 0000
году в организации
--------------------------T-------T------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-------------T----------------+
¦ ¦ ¦ Переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+-------+-------------+-----------------
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства подпись Расшифровка подписи
Составление номенклатуры дел
1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации (подразделениях), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом Администрации, положениями о ее подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел Администрации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3. В Администрации (подразделении) составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел.
4. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возлагается на ОО, в подразделениях на работников, функциональные обязанности которых предусматривают составление сводной номенклатуры дел.
Номенклатура дел подразделений представляется для включения ее в сводную номенклатуру дел Администрации, утвержденную руководителями подразделений.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел.
5. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатуры дел подразделений. Номенклатура дел оформляется на общем бланке, визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником ОО и направляется на согласование с ЭПК Администрации г. Березовского, после чего утверждается заместителем Главы города (руководителем аппарата Администрации).
В подразделениях (при отсутствии отдела) сводную номенклатуру дел подписывают работники, функциональные обязанности которых предусматривают составление сводной номенклатуры дел. После согласования номенклатуры с ЭПК Администрации г. Березовского, ее утверждает руководитель подразделения.
6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
7. Сводная номенклатура на предстоящий календарный год составляется или уточняется в последнем квартале текущего года, утверждается заместителем Главы города (руководителем аппарата Администрации) (в подразделении - руководителем) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры Администрации разрабатывается новая номенклатура дел.
9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 05, где 02 - индекс подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел
разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распоряжения, постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с распоряжениями, приказами Главы города. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведенных коллегиях (протоколы, решения)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания Коллегии".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
11. Если в течение года в Администрации (подразделении) возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Зам. Главы города -
руководитель аппарата
С.И.АНУШЕНКО
