Законодательство
Кемеровской области

Анжеро-Судженск
Барзас
Беловский р-н
Березовский
Вотиновка
Гурьевский р-н
Ижморский р-н
Калтан
Кемеровская область
Кемеровский р-н
Киселевск
Крапивинский р-н
Ленинск-Кузнецкий р-н
Мариинский р-н
Мыски
Нижняя Суета
Новый Свет
Осинники
Промышленновский р-н
Сосновка-1
Тайга
Тисульский р-н
Топкинский р-н
Тяжинский р-н
Чебулинский р-н
Юргинский р-н
Яйский р-н
Яшкинский р-н

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления








РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации города Березовского от 25.04.2005 № 342-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ"

Официальная публикация в СМИ:
"Вестник", № 10 - 11, 21.03.2006






АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕРЕЗОВСКОГО

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 апреля 2005 г. № 342-Р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях обеспечения единого порядка работы с документами в администрации г. Березовского и иных организациях, финансируемых из средств местного бюджета:
1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации г. Березовского, муниципальных учреждениях, предприятиях и иных организациях, финансируемых из средств местного бюджета (далее по тексту - инструкция).
2. Руководителям подразделений - Черепановой Н.Г. (финансовый отдел города), Колотушкиной Т.М. (отдел образования администрации города), (Шелеповой Н.А. (отдел культуры и кино администрации города), Мурашко В.И. (управление социальной защиты населения), Ульянкиной О.П. (МУЗ "Центральная городская больница"), Бондарь В.П. (комитет по управлению муниципальным имуществом):
2.1. принять настоящую инструкцию к руководству и исполнению;
2.2. довести в письменном виде настоящую инструкцию до руководителей подведомственных муниципальных организаций, в срок до 16.05.2005 предоставить заместителю Главы города (руководителю аппарата администрации) перечень лиц, ответственных за исполнение данной инструкции.
3. Рекомендовать руководителям муниципальных организаций, а также предприятий, работающих в системе жилищно-коммунального хозяйства города, следовать настоящей инструкции.
4. Заместителям Главы города, в случае грубого нарушения требований настоящей инструкции, привлекать виновных лиц к дисциплинарной ответственности.
5. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на заместителя Главы города (руководителя аппарата администрации) Анушенко С.И.

Глава города
А.И.КОЛЕСНИКОВ





Приложение
к распоряжению администрации
города Березовского
от 25 апреля 2005 г. № 342-р

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации города Березовского
и организациях, финансируемых из средств
местного бюджета

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации г. Березовского (далее - инструкция) разработана в целях обеспечения документационного управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации на базе новейших технологий.
Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех подразделениях администрации.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, организационными документами администрации.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников, подразделений администрации и организаций, финансируемых из местного бюджета. Все работники администрации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Организация и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство, делопроизводством в подразделениях администрации осуществляются работниками по контролю исполнения и делопроизводству.
1.5. Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с управлением информационных технологий.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители подразделений.
1.7. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.8. Документы, созданные работниками администрации и оформленные в установленном порядке, являются носителями информации. Доступ к документам администрации, как носителям информации, ограничен кругом лиц, являющихся работниками администрации. Лица, не являющиеся работниками администрации, доступа к документам иметь не должны.
1.9. В приложениях к инструкции в качестве примера приведены документы, оформленные на бланке администрации. Для подразделений аналогичные документы оформляются на бланке подразделения.
1.10. При подготовке документов применяется текстовой редактор Word for WiNdows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 13, 14 и № 12 для оформления табличных материалов.
1.11. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое; 15 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
1.12. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруют. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа.
1.13. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.
1.14. Нумерация пунктов, подпунктов, абзацев, глав документов осуществляется арабскими цифрами.
1.15. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.
1.16. Заголовок отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.
1.17. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Каждый новый абзац текста начинается с красной строки.
Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и выделяется полужирным шрифтом.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используется Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст).

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы администрации должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А-4 (210 x 297).
2.1.2. В администрации применяются следующие бланки документов: бланк письма, общий бланк, бланк конкретного вида документа (распоряжения, приказа) для администрации и аналогичные для подразделений.
2.1.3. Бланки документов администрации должны использоваться по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.4. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению (распоряжению, приказу) Главы города. Соответствующие предложения передаются от подразделений и должностных лиц на предварительное рассмотрение заместителю Главы города (руководителю аппарата администрации).
2.1.5. Посреди поля бланка вверху размещена эмблема. Наименование администрации на бланке полное строго соответствует учредительным документам.
На бланке письма расположены справочные данные об администрации (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты), основной регистрационный номер администрации (ИНН/КПП).
2.1.6. Право подписи документов выполненных на бланке письма администрации имеют право: Глава города и его заместители.
2.1.7. Изготовление бланков администрации производится отделом информационных технологий.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке документов работники администрации обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
2.2.1. Вид документа. Наименование вида документа, составленного или изданного администрацией, определено уставом, настоящей инструкцией и соответствует видам документов, предусмотренных ОКУД (общероссийский классификатор управленческих документов).
2.2.2. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распоряжение, приказ) или утверждения (положение, инструкция), для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц и год. На дату отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Например: 01.04.2005.
В финансовых документах, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 02 июня 2003 года.
2.2.3. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для регистрационного номера отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационным номером документа является его порядковый номер в течение года (январь - декабрь). Подробный порядок регистрации документов изложен в разделе 5.
2.2.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.5. Адресат. В качестве адресата могут быть учреждения, организации, их подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Кемеровской области
департамент
угольной промышленности

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Руководителю департамента
угольной промышленности
И.О.Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Кемеровской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Список рассылки составляется автором документа.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Администрация Кемеровской области
Советский пр., 62, Кемерово, 650099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И.
ул. Весенняя, д. 5, кв. 17,
г. Березовский Кемеровской области, 650099

2.2.6. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется прописными буквами без кавычек и двоеточий), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава города
Подпись И.О.Фамилия
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН {УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например (Регламент):

УТВЕРЖДЕН
Распоряжением
администрации города
от 00.00.0000 N

или (Положение)

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
администрации города
от 00.00.0000 № 00

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 1.
2.2.7. Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Прошу подготовить проект договора
с филиалом ОАО АКБ "Московский деловой
мир" о перечислении заработной платы
работников администрации на карточные
счета в срок до 00.00.0000
Личная подпись
Дата

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Резолюция является основанием для взятия документа на контроль.
При отсутствии в резолюции срока исполнения поручения срок исполнения документа является типовым. Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении № 2.
2.2.8. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы:
о чем (о ком), например: приказ о создании аттестационной комиссии;
чего, (кого), например: Должностная инструкция главного специалиста.
Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Заголовок размещается в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
Заголовок пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Начало каждой строки выравнивается по левому краю.
Без заголовка разрешается оформлять только короткие документы, такие как извещения, телеграммы.
2.2.9. Отметка о контроле за исполнением документа. Если документ требует исполнения и берется на контроль (основанием для постановки документа на контроль служит резолюция), на нем штампом проставляется отметка о контроле ("Взято на контроль"). Отметка проставляется на левом поле документа, на уровне заголовка и является напоминанием исполнителю, что документ контролируется.
2.2.10. . Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбула) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: заявления - просьбу без пояснения, приказы - распорядительную часть, без констатирующей).
В текстах документов, подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его разбивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (постановили, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В документах, устанавливающих права и обязанности администрации ее подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав администрации входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (направляем на рассмотрение, просим выделить);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить);
- от третьего лица единственного числа (администрация считает возможным, администрация не возражает).
В тексте документа допускаются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках необходимо дать его расшифровку.
2.2.11. Отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложения в тексте письма оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о персонале на 6 л. в 1 экз.
2. Трудовой договор на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Администрации Кемеровской области от
13.05.2005 № 02/45-153 и приложение к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Минэнерго от 13.05.2005 № 02/45-153 и
приложение к нему, всего на 10 л. в 1 экз. только
в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1
к распоряжению
администрации города
от 00.00.0000 № 00

2.2.12. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

полное, выполненное не на бланке:

Глава города
Березовского личная подпись И.О. Фамилия
сокращенное, выполненное на бланке;
Глава города личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава города личная подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Заместитель
Главы Главы

Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют на листе бумаги формата А-4.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия

2.2.13. Гриф согласования документа. Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными учреждениями, подразделениями, отдельными должностными лицами. Согласование проводится внутри администрации и при необходимости вне ее (внешнее согласование). Внешнее согласование в зависимости от содержания документа проводится с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование оформляется грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с другим документом (письмом, протоколом и др.).
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (пишется прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Кемеровской
территориальной организации
Российского независимого
профсоюза работников
угольной промышленности
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляется следующим образом

СОГЛАСОВАНО
Протокол
от 00.00.0000 № 00

При необходимости согласования с несколькими организациями составляется отдельный лист согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
В тех случаях, когда документ согласовывается и утверждается равными по должности лицами, гриф согласования поднимается в верхнюю часть документа и располагается налево от грифа утверждения.
Например:

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Председатель Кемеровской Председатель Совета народных
территориальной организации депутатов г. Березовского
Российского независимого
Профсоюза работников угольной
промышленности
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Дата Дата

(Обратите внимание, что подписи располагаются на одном уровне).

Согласование внутренних документов оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. На внутренних документах виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
Для особо важных документов допускается полистное визирование самого документа и его приложений (с оговоркой в тексте документа на парафирование).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласованный проект документа направляется на подпись руководителю.
Более подробно порядок визирования отдельных видов документов приведен в разделе 3 "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".
2.2.14. Оттиск печати.
Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Письма, выполненные на фирменном бланке администрации, кроме гарантийных, не требуют удостоверения оттиском печати.
2.2.15 Отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись документа". Она включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату заверения.
Например:

Верно
Специалист
отдела кадров личная подпись И.О. Фамилия
Дата

2.2.16. Отметка об исполнителе. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.О. Фамилия Номер телефона

Отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает нюансы вопроса и может дать всю интересующую информацию.
2.2.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при его отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем.
2.2.18. Отметка о поступлении документа в администрацию. Проставляется на первом листе поступившего документа в нижнем правом углу и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.
2.2.19. Идентификатор электронной копии документа. Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе.

3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Распоряжение

3.1.1. По осуществлению руководства деятельностью администрации издаются распоряжения:
- Главой города - распоряжения, обязательные для исполнения работниками администрации и подразделений. Порядок оформления реквизитов распоряжения аналогичен оформлению реквизитов приказа (порядок приведен ниже);
- руководителями подразделений приказы - по осуществлению руководства деятельностью подразделения (в пределах полномочий, определенных доверенностью на руководителя подразделения и Положением о подразделении), обязательные для исполнения всеми работниками подразделения.
При отсутствии Главы (отпуск, командировка, болезнь) право подписи распоряжений имеет лицо, исполняющее его обязанности по приказу.
В этом разделе рассмотрен вариант подготовки проектов распоряжений, приказов.
Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений, приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которым поручена их подготовка.
Проект распоряжения, приказа содержит следующие реквизиты:
3.1.2. Заголовок. Проект распоряжения, приказа должен иметь заголовок, в котором кратко и точно сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отглагольных существительных (например: "О назначении ...", "Об утверждении ...") или существительных, указывающих на предмет (например: "Об итогах ...", "О мерах ..."). Заголовок печатается от крайнего левого поля с прописной буквы и отражает краткое содержание проекта распоряжения, приказа, отвечающее на вопрос о чем (о ком). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект распоряжения, приказа.

От заголовка отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами текст проекта распоряжения, приказа.
3.1.3. Текст. Текст проекта распоряжения, приказа состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость издания распоряжения, приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Начинается констатирующая часть словами "в целях" "в соответствии" и т.д. Если распоряжение, приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа в творительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Слово ПРИКАЗЫВАЮ: печатается прописными буквами полужирным шрифтом № 13 или 14 (зависит от размера шрифта текста). Располагается это слово на отдельной строке прямо от полей.
Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части. Формулировки распорядительной части должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным приказам, четкими, не допускающими различных толкований. Необходимо избегать неконкретных выражений типа; "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить, "активизировать", "обратить внимание" и т.д.
Распорядительная часть содержит следующие перечисления: исполнителя каждого действия и предписываемых действий с указанием сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если распоряжение, приказ отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения, приказа.
3.1.4. Приложения. Приложения к проектам распоряжений, приказов оформляются на отдельных листах бумаги форматом А-4.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, образцы документов и др.
На первой странице приложения в верхнем правом углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, дается ссылка на распоряжение, приказ Главы. Составные части реквизита выравниваются относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 8 - 9 см (эта строка, как правило, содержит слова "к распоряжению, приказу Главы") и ограничивается правым полем документа. При наличии одного приложения допускается его не нумеровать. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к распоряжению, приказу
администрации города
от 00.00.0000 № 00

В дальнейшей работе разрешается на утвержденном распоряжением, приказом документе (положение, правила, инструкции и т.п.) в верхнем правом углу размещать гриф утверждения документа. Например:

УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением, приказом
администрации города
от 00.00.0000 № 00

Слова утверждения (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН и т.д.) согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка +приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом № 14 и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 - 5 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
В приложениях их составные части нумеруются (разделы, подразделы, пункты, подпункты) арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.3). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые тоже должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.3.4).
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску - сноска оформляется звездочкой (первая сноска - одна звездочка, вторая - две звездочки, третья - три звездочки). Текст сноски печатается в конце каждой страницы под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
Допускается текст сносок печатать после приложения в целом, в том случае, если общее количество сносок не превышает трех.
Приложения визируются на оборотной стороне последнего листа приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа и его вышестоящим руководителем.
Издание вместе с распоряжением, приказом приложений, не упомянутых в тексте распоряжения, приказа, не допускается.
Проекты распоряжений, приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы.
На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта распоряжения, приказа проставляется виза руководителя подразделения, подготовившего проект, включающая должность руководителя, его подпись, расшифровку подписи и дату.
3.1.5. Согласование. Завершающим этапом работы с проектом приказа является его согласование. Согласование проектов распоряжений, приказов оформляется визой, включающей должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта распоряжения, приказа.
Проекты распоряжений, приказов, представляемые на подпись руководителю, визируются заместителями руководителя или лицами, исполняющими их обязанности в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты распоряжений, приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются и визируются заместителем Главы по экономике и финансам.
Очередность визирования.
Первым проект распоряжения, приказа визирует заместитель Главы города, в состав которой входит подразделение, подготовившее проект распоряжения, приказа.
Далее главный специалист по делопроизводству (в подразделении - работник, в функциональные обязанности которого входит визирование документов); начальник юридического отдела и заместитель Главы города (руководитель аппарата администрации). Визы перечисленных должностных лиц являются обязательными на всех распоряжениях, приказах.
Затем проект распоряжения, приказа визируют заместители Главы, указанные в проекте и ответственные за исполнение документа.
Вместо отсутствующего руководителя, виза которого предусмотрена в проекте документа, документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует к должности от руки добавить буквы "И.о." дать расшифровку подписи именно того, кто визирует распоряжение, приказ (зачеркнуть фамилию и от руки надписать сверху инициалы и фамилию визирующего распоряжение, приказ).
Если же должностное лицо отсутствует один день (или меньше), его следует дождаться.
Проставление косой черты перед наименованием должности не допускается.
В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.
Согласование проводит подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа.
3.1.6. Подпись. Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом. Проекты приказов представляются на подпись первому руководителю, в случае его отсутствия должностному лицу, исполняющему его обязанности.
3.1.7. Дата. Датой распоряжения, приказа является дата его подписания.
3.1.8. Регистрационный номер. Распоряжения, приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, отдельно от приказов по личному составу.
3.1.9. Распоряжения, приказ вступает в силу с момента его подписания, если иные сроки не оговорены в тексте документа.
3.1.10. Исполнителем распоряжения, приказа определяется перечень должностных лиц, до которых доводится распоряжение, приказ. Указатель рассылки с необходимым количеством копий распоряжения, приказа представляется в службу делопроизводства для доведения распоряжения, приказа до сведения заинтересованных лиц.
3.1.11. Пункты распоряжения, приказа, требующие исполнения (указан срок исполнения), подлежат постановке на контроль. В администрации контрольная карточка вместе с копией распоряжения, приказа передается ответственному исполнителю, указанному в распоряжении, приказе, и лицу, осуществляющему контроль за исполнением распоряжения, приказа. До подразделения доводится реестр контролируемых документов.
3.1.12. Копии распоряжений, приказов (их размноженные экземпляры), предназначенные для использования в администрации, оттиском печати не заверяются. Копии распоряжений, приказов, направляемые в другие организации, заверяются оттиском печати, воспроизводящим наименование администрации, в организационном отделе без заверительной надписи (в подразделении - секретарем руководителя или специалистом по контролю исполнения и делопроизводству).
3.1.13. Хранятся распоряжения, приказы деятельности в организационном отделе, в подразделениях при отсутствии отдела у секретаря руководителя или специалиста по контролю исполнения и делопроизводству.
Распоряжения, приказы относятся к документам постоянного срока хранения.
Копии распоряжений, приказов хранятся в подразделениях до минования надобности.
Схема оформления распоряжения приведена в приложении № 3, приказа в приложении № 4, оборотной стороны последнего листа приказа с визами исполнителя и согласования в приложении № 5.

3.2. Приказы

3.2.1. Приказы - обязательные для исполнения работниками аппарата администрации, издаваемые Главой города для оперативного решения вопросов текущей деятельности администрации.
3.2.2. Ответственность за содержание и оформление приказов несут работники аппарата администрации.

3.3. Положение, правила, инструкция

3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации или подразделений.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила, инструкции утверждаются руководителями администрации или подразделений, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.
3.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов распорядительных документов.
3.3.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке администрации или подразделений.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Нумерация производится арабскими цифрами.
Схема оформления положения и инструкции (должностной) приведена в приложениях № 6 и № 7.

3.4. Протокол

3.4.1. Протокол составляется на основании записей во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению, включенные в повестку дня заседания, представляются секретарю коллегиального органа подразделениями администрации, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 10 дней до даты заседания. Материалы к заседанию подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
3.4.2. Подготовка повестки заседания, сбор материалов, записи во время заседания и подготовка текста протокола возлагается на секретаря коллегиального органа.
Материалы к обсуждению, включенные в повестку дня заседания (с повесткой), доводятся секретарем до членов коллегиального органа для предварительного ознакомления не позднее чем за пять дней до даты проведения заседания.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителями подразделений, ответственными за их подготовку.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола.
Протоколы формируются секретарем коллегиального органа в отдельные дела в соответствии с требованиями к оформлению дел постоянного срока хранения.
3.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий. Секретарь.
Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Повестка дня. Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помешается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается" или "Материалы прилагаются". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и подлежит при составлении проекта протокола согласованию с лицом, выразившим особое мнение.
Принятое решение в тексте протокола печатается полностью, и приводятся итоги голосования: "ЗА", "ПРОТИВ", "ВОЗДЕРЖАЛСЯ", указываются члены коллегиального органа, проголосовавшие против принятого решения.
3.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы коллегий и др.
Номера принятых решений состоят из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
3.4.5. Протоколы печатаются на общем бланке администрации и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру.
Вид заседания (заседания Коллегии) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, указывается при оформлении проколов заседаний в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например, выездное), печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания" и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и выравнивается по левой границе текстового поля. Номер протокола печатается на одном уровне с датой.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под вопросом указывается должностное лицо, выступающее по данному вопросу. Допускается в протоколе выделение полужирным шрифтом инициалов имени и отчества и фамилии.
Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, и секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы, фамилия).
Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего двумя межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4.6. Копии протоколов заседаний доводятся до членов коллегиальных органов секретарем коллегиального органа.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, подписанных секретарем коллегиального органа.
Схема оформления протокола приведена в приложении № 8.

3.5. Акт

3.5.1. Акт - документ, составленный для подтверждения установленного факта, события, действия.
Существует множество разновидностей актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев и т.д.
Акты проверок и ревизий фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения.
3.5.2. Акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распоряжением, приказом Главы города.
3.5.3. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно отразить их в документе. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
3.5.4. Датой акта является дата события (проверки, обследования и пр.).
3.5.5. Как и всякий документ, акт перед текстом имеет заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О ревизии кассы".
3.5.6. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (например, распоряжение, приказ), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствующие при этом лица).
Например:

Основание: приказ Главы г. Березовского от 00.00.0000 № 00 "О
проведении ревизии кассы".

Составлен:
Председатель Должность И.О. Фамилия

Члены комиссии: Должность И.О. Фамилия

Должность И.О. Фамилия

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
3.5.6. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. - направлен начальнику финансового отдела;
2-й экз. - в дело. При наличии приложений на них делается ссылка.

3.5.7. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и
все составители. При подписании акта должности перед фамилиями не
указываются. Например:

Председатель Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Схема оформления акта приведена в приложении № 9.

3.6. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный аппарату администрации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения (докладная записка - связь по вертикали). Докладная записка представляется руководителю подразделения или Главе города, заместителям Главы города. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.
Докладные записки составляются на общем бланке администрации. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, управления, отдела, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, руководителем подразделения, если она представляется Главе города. Схема докладной записки приведена в приложении № 10.

3.7. Служебная записка

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (служебная записка - связь по горизонтали).
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на общем бланке администрации, подразделения, управления и адресуется руководителю подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
Схема построения служебной записки приведена в приложении № 11.

3.8. Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартом листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Схема объяснительной записки приведена в приложении № 12.

3.9. Служебные письма

3.9.1. Служебные письма используются для реализации информационных связей между организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, ответы, уведомления, напоминания и т.д.
Переписка между аппаратом администрации и подразделениями осуществляется посредством служебных писем в соответствии с требованиями, предъявляемыми к этому виду документов.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений.
При всем многообразии видов служебных писем требования по их оформлению едины и приведены ниже.
3.9.2. Служебное письмо в обязательном порядке оформляется на бланке письма администрации или подразделения.
3.9.3. Дата документа и регистрационный номер. Реквизит "Дата документа и регистрационный номер" входит в состав реквизитов бланка письма, при изготовлении бланков отмечено место для проставления даты и регистрационного номера. Например, 01.04.2005 № 02/04-20.
Дата и регистрационный номер на письмах проставляется составителем письма, после его подписания должностным лицом.
3.9.4. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется в случае, если письмо является ответом на поступивший документ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Этот реквизит также входит в состав реквизитов бланка.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от информации вспомогательного, справочного характера.
3.9.5. Адресат. Оформляется в соответствии с п. 2.2.5 настоящей инструкции.
3.9.6. Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок письма должен отвечать на вопрос "О чем". Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.
3.9.7. Текст письма. Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.
В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
- от первого лица единственного числа (прошу выделить, считаю необходимым);
- от третьего лица единственного числа (администрация не возражает, подразделение считает возможным).
Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами: по-видимому, по-прежнему, как известно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: внимательно рассмотрев Ваши предложения. Тщательно изучив Ваши замечания и т.п.
При обосновании действий набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений таков: в порядке обмена, в порядке исключения, в связи, в соответствии и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: учитывая, считая, принимая во внимание, рассматривая, руководствуясь и т.п.
Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования Администрации (подразделения), оно уже имеется в самом бланке.
Дополнительно о реквизите "текст документа" смотрите п. 2.2.10 настоящей инструкции.
3.9.8. Отметка о наличии приложений - реквизит, используемый в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложений размещается непосредственно после текста и подробно описана в п. 2.2.11 настоящей инструкции.
3.9.9. Виза - отметка о согласовании документа внутри организации. Служебные письма визируются на экземпляре, который остается в организации. Состав визирующих определяется руководителем подразделения в соответствии с содержанием письма.
3.9.10. Подпись - оформляется через 3 - 4 интервала ниже текста документа (в сопроводительных письмах - под отметкой о наличии приложений). В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (не указывайте название администрации или подразделения, так как письмо оформляется на бланке, где оно уже присутствует), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
3.9.11. Оттиском печати заверяется подлинность подписи должностных лиц только на гарантийных письмах.
3.9.12. Отметка об исполнителе включает фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева.
3.9.13. На письме не указывается вид документа, за исключением гарантийных писем.
3.9.14. При оформлении письма на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.9.15. При отправке служебных писем, не соответствующих по исполнению пунктам 3.10.1 - 3.10.13 настоящей инструкции, организационный отдел имеет право вернуть его на доработку.
Схема оформления служебного письма приведена в приложении № 13.

3.9.16. Разновидности служебных писем приведены ниже

3.9.16.1. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам ..." (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам ..." (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам ..." (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ...
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

3.9.16.2. Письмо-просьба

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просит": "Просим Вас провести ... Просим Вас предоставить ... Просим Вас сообщить" ... и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса ... Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести ...) ... Одновременно просим Вас ...".

3.9.16.3. Письмо-запрос

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.

3.9.16.4. Письмо-ответ

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от ______________ № ______ ..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с ...".
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

3.9.16.5. Письмо-сообщение

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного - двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что ...
Доводим до Вашего сведения, что ...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

3.9.16.6. Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)".
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

3.9.16.7. Информационное письмо

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать предложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

3.9.16.8. Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются оттиском печати организации.

3.9.16.9. Письмо-извещение

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение - отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия - Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

3.9.16.10. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:

"Уважаемый ...!"

3.9.16.11. Письмо-предложение

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

3.9.16.12. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей; ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:

Напоминаем Вам ...
Вторично напоминаем Вам ...
Обращаем Ваше внимание на то, что ...
Ставим Вас с известность, что ...

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: "В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.

3.9.16.13. Письмо-требование

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ...
Требуем незамедлительно выполнить... и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...
В противном случае мы не несем ответственности за последствия ...
и т.п.

3.9.16.14. Письмо-благодарность

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в ...
Выражаем Вам свою благодарность за ...
Позвольте Вас поблагодарить за ...
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... и т.п.

3.9.16.15. Письмо-поздравление

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно - два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с ...
Искренне поздравляем Вас с ...
Примите наши искренние поздравления в связи с ...
Сердечно поздравляем Вас с ... т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Организация документооборота и доставки документов

4.1.1. Движение документов в администрации или подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
4.1.2. Вся документация администрации делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
4.1.3. Доставка документов в администрацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, официальными курьерами и неофициальными посыльными.
С помощью почтовой связи в администрацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, телеграммы, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: факсимильные сообщения, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Официальные курьеры и неофициальные посыльные доставляют письменную корреспонденцию на пост № 1 или в организационный отдел (в подразделении в приемную руководителя).

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих
документов

4.2.1. Документы, поступающие в администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется в организационном отделе (далее - ОО), в подразделении работником, которому регламентированы функции приема и первичной обработки поступающих документов должностной инструкцией.
Работникам администрации, подразделений запрещается лично принимать документы от посетителей и представителей других организаций.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Конверты сохраняются, так как в дальнейшем могут потребоваться для определения почтового адреса или доказательства дня получения документа.
Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту. Заказная корреспонденция получается под расписку.
При получении документов с пометкой "Срочно" проставляется время получения.
На документах, на обороте первого листа в правом углу нижнего поля (от руки), проставляется дата поступления и учетный порядковый номер. Реквизиты документа заносятся в журнал учета входящих документов.
Если документ присылается повторно, например, документ первично поступил факсимильной связью, а затем почтой, по информационно-поисковой базе данных устанавливается местонахождение ранее присланного документа и на поступившем экземпляре делается отметка: первичный документ поступил факсом, указывается дата и его номер. Повторно поступивший документ передается исполнителю.
4.2.2. Поступившие документы обрабатываются в день их поступления. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в нерабочие дни, принимаются дежурными работниками и передаются в ОО на следующий рабочий день (в подразделениях аналогично).
4.2.3. К Главе города (руководителю подразделения) поступают документы, касающиеся основных вопросов деятельности администрации, подразделений, документы, полученные от администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, администрации области, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
4.2.4. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Список документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении № 14.
4.2.5. Документы, полученные по каналам факсимильной связи непосредственно в администрации (подразделениях), регистрируются секретарями руководителей.
4.2.6. Работа с письменными обращениями граждан регламентируется документом "Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации г. Березовского".

4.3. Организация обработки и передачи отправляемых
документов

4.3.1. Документы, отправляемые аппаратом администрации или подразделениями, передаются почтовой и электрической связью. Вид отправления определяется исполнителем документа.
Отправляя документ, следует определить приоритетность скорости доставки документа или его юридической силы, помня, что электронные и факсимильные сообщения юридической силы не имеют.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОО (в подразделениях при отсутствии отдела секретарем руководителя), в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
4.3.2. Документы, предназначенные для отправки почтовой связью, доставляются отправителем в ОО (в подразделениях - секретарю руководителя или специалисту по контролю исполнения и делопроизводству).
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При почтовой отправке корреспонденции исполнитель обязан представить в ОО (в подразделениях, при отсутствии отдела - секретарю руководителя или специалисту по контролю исполнения и делопроизводству) указатель рассылки, если документ рассылается более чем на четыре адреса, и количество размноженных экземпляров документа, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки, определить вид почтового отправления (простое, заказное и т.д.).
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются.
4.3.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Обработка и отправка документов почтовой связью осуществляется до 12 часов текущего дня. Документы, поступившие на отправку позже 12 часов, обрабатываются и отправляются на следующий рабочий день.
4.3.4. Отправка посылок и бандеролей осуществляется административно-хозяйственной службой администрации или подразделения.
4.3.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телефонограмм, факсимильных и электронных сообщений.
Факсимильные сообщения передаются секретарями руководителей по направлениям деятельности заместителей Главы города. После отправки документа по каналам факсимильной связи его подлинник возвращается исполнителю.
Электронные сообщения передаются по назначению работниками подразделений.
Ответственность за содержание информации передаваемой электронной почтой и по каналам факсимильной связи возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Запрещается по каналам факсимильной связи передавать текст документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Необходимость досылки бумажного оригинала адресату определяется отправителями.
4.3.6. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи секретарями руководителей по направлениям деятельности заместителей Главы города.

4.4. Порядок прохождения документов между подразделениями

4.4.1. Поступившие документы после их учета и регистрации доставляются в приемные (кабинеты) руководителей службой делопроизводства администрации (подразделений). Доставка производится два раза в день: в 10-00 и 16-00 часов.
4.4.2. Доставка проектов документов на согласование, рассмотрение и подписание в приемные руководителей администрации осуществляется исполнителями.
4.4.3. Входящие документы, после рассмотрения их Главой города (руководителем подразделения), возвращаются в ОО, для занесения резолюций руководителя в автоматизированную систему документооборота и постановки на контроль.
Службой делопроизводства документ передается на тиражирование. Ответственному исполнителю передается оригинал документа и контрольная карточка, в случае постановки документа на контроль, остальные исполнители получают копии документа.
4.4.4. Документы исполнителям передаются через приемные руководителей по направлениям деятельности подразделений.
Секретарь руководителя фиксирует факт поступления руководителю всех видов документов и обязан отслеживать их дальнейшее движение, до полного решения всех вопросов, поставленных в документе.
4.4.5. Передача документов между подразделениями осуществляется через секретарей руководителей.
4.4.6. Документы внутри администрации передаются без расписки, но для конфиденциальных документов, контролируемых документов, срочных и особо важных она обязательна. Для этого используются журналы учета входящих документов.

4.5. Работа исполнителей с документами

4.5.1. Заместители Главы города, руководители подразделений администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.5.2. Исполнители получают документ в соответствии с резолюцией руководителя администрации (подразделения), его заместителей, по указанию непосредственных руководителей подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и загрузкой сотрудников.
4.5.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством администрации или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.5.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
4.5.5. Срок исполнения документа определяется резолюцией руководителя, его устным указанием, типовыми сроками исполнения документов, сроками, указанными в распорядительных документах (приказах, распоряжениях).
Срок рассмотрения и визирования документов не более одного дня, срочных документов - до одного часа.

4.6. Порядок выполнения машинописных работ

4.6.1. Машинописные работы выполняются машинистками ОО.
В подразделениях машинописные работы выполняют лица, которым эта функция включена в должностную инструкцию или тарифно-квалификационную карточку.
4.6.2. Для печати документов на компьютере принимаются документы служебного характера от работников аппарата администрации, не обеспеченных компьютерами.
4.6.3. Документы, подготовленные для печати на компьютере, должны быть оформлены разборчиво, на белой бумаге, синей или черной пастой, и быть сданы на исполнение с учетом времени их печатания.
4.6.4. Распечатке подлежит один экземпляр документа.
4.6.5. Доставка материалов для печатания и их прием из печати осуществляется работниками подразделений.
4.6.6. При приеме документов из печати машинистками в специальном журнале проставляется объем выполненных работ (количество отпечатанных листов) и проставляется роспись работника, принимающего работу.
4.6.7. Работники, осуществляющие машинописные работы, несут ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах.

4.7. Порядок выполнения печатно-множительных работ

4.7.1. Документы, подлежащие тиражированию, выполняют лица, которым эта функция включена в должностную инструкцию или тарифно-квалификационную карточку.
4.7.2. Документы, подлежащие тиражированию, должны быть полностью оформленными (иметь дату и регистрационный номер, пронумерованные листы и подпись должностного лица). Ответственность за содержание передаваемых на тиражирование документов несут руководители подразделений.
4.7.3. На передаваемые для тиражирования документы заполняется бланк заказа установленной формы.
4.7.4. Копии документов должны быть разложены по экземплярам и при необходимости сброшюрованы работниками, выполняющими печатно-множительные работы.
4.7.4. Подлинники документов и их копии после тиражирования передаются исполнителю.
4.7.5. Доставка материалов для тиражирования и их прием из печатно-множительного цеха осуществляется работниками подразделений.
4.7.6. Тиражирование документов сторонних организаций производится с разрешения заместителя Главы города (руководителя аппарата администрации).
4.7.7. Работники, осуществляющие печатно-множительные работы, несут ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах.

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Регистрация позволяет создать базу данных о документах администрации, для последующей информационно-справочной работы и контроля за исполнением документов.
В администрации используется смешанная форма регистрации документов: для входящих документов - автоматизированная, для внутренних и исходящих - журнальная.
5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступившие от других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Для входящих, отправляемых (исходящих) и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрация входящих документов на бумажных носителях осуществляется ОО, в подразделениях при отсутствии отдела - должностными лицами, которым эта функция включена в должностную инструкцию.
5.3. Входящие документы регистрируются в день их поступления.
Из входящих документов в процессе регистрации в автоматизированную систему вносятся следующие сведения:
- дата документа;
- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения;
- резолюция руководителя;
- постановка документа на контроль;
- ход исполнения документа и снятие с контроля.
Компьютерная программа "Делопроизводство" автоматически формирует дату и порядковый входящий номер документа.
5.4. Регистрация внутренних документов в аппарате администрации или подразделениях проводится централизованно.
Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.
5.5. Документы (исходящие письма, служебные и докладные записки и пр.), создаваемые по направлениям деятельности администрации, регистрируются в подразделениях. Регистрационный номер исходящих документов (писем) состоит из индекса подразделения или исполнителя, составившего документ, и порядкового номера отправляемого документа. Например: 02/04 - 15, где 02 - индекс аппарата Главы; 04 - индекс ОО, входящего в структуру аппарата; 15 - порядковый номер регистрации. Индексы подразделений администрации приведены в приложении № 15.
При регистрации внутренних документов (служебные и докладные записки) индекс подразделения не проставляется, так как при их подготовке на бланке, как правило, указывается наименование подразделения.
5.6. Регистрация входящих и исходящих документов в подразделениях проводится централизованно, секретарем руководителя или специалистом по контролю исполнения и делопроизводству. Индексация подразделений приведена в приложении № 16.
Например, регистрационный номер исходящего письма 03/01 - 45 означает, что письмо подготовлено.
Лицо, осуществляющее регистрацию исходящей корреспонденции в подразделении, индекс подразделения, подготовившего документ, проставляет в соответствии с приложением № 16 инструкции, а номер - это порядковый (валовый) номер по журналу регистрации исходящих документов.
5.7. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в ОО, в приемных заместителей Главы города, руководителя подразделения или в подразделениях, самостоятельно осуществляющих их прием и передачу.
5.8. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных Главой города (в подразделении - руководителем подразделения) по документу поручений.
В администрации используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Контроль исполнения документов включает в себя:
- постановку документов на контроль;
- своевременное доведение документов и контрольных карточек до исполнителей;
- предупредительный контроль, путем еженедельного доведения до исполнителей реестра контролируемых документов;
- ежемесячный учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
6.2. Контролю подлежат зарегистрированные входящие документы, требующие исполнения, и распорядительные документы.
На левом поле входящего документа, подлежащего контролю, проставляется отметка штампом "Взято на контроль" или от руки проставляется буква "К" (красным цветом). На контрольной карточке, передаваемой исполнителю вместе с документом, проставляется отметка о возврате карточки в ОО (в подразделении должностному лицу, осуществляющему контроль исполнения документов в соответствии с должностной инструкцией).
6.3. В контроле выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, и его осуществляют руководители подразделений. Контроль по существу проводится децентрализовано.
Сроковый контроль исполнения документов осуществляется отделом по контролю исполнения и делопроизводству.
В подразделениях сроковый контроль исполнения документов осуществляет секретарь руководителя или специалист по контролю исполнения и делопроизводству.
6.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
6.5. Контрольная картотека формируется в автоматизированном режиме по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
6.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших от других организаций и обращений граждан - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания или утверждения.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательно и приведены в приложении № 2.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции Главы города (руководителя подразделения).
При необходимости изменения срока исполнения документов, поступивших из другой организации, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
При необходимости изменения срока исполнения распорядительного документа - мотивированная просьба представляется на имя должностного лица, контролирующего исполнение документа.
О всех случаях изменения срока исполнения ответственный исполнитель своевременно информирует ОО (в подразделении при отсутствии отдела секретаря руководителя или специалиста по контролю исполнения и делопроизводству), для внесения изменений в контрольные карточки.
6.7. Приостановить исполнение документов, а также отменить их имеют право только руководители, подписавшие документы (приказ), или организация-автор документа.
6.8. При постановке на контроль документа, содержащего ряд заданий, сроков и исполнителей, сведения для контроля заносятся отдельно по каждому поручению.
6.9. В случае исполнения документа несколькими подразделениями или должностными лицами, подлинник документа направляется ответственному исполнителю (первому по списку), остальные получают копии документа. Указанный в поручении первым является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Документы передаются на исполнение с контрольными карточками. Контрольная карточка вручается ответственному исполнителю.
6.10. Напоминания исполнителям аппарата администрации о контролируемых документах представляются еженедельно в понедельник (в подразделениях - в пятницу) в форме реестра неисполненных контролируемых документов на очередную неделю.
6.11. Снятие документов с контроля осуществляется заместителем Главы города (руководителем аппарата администрации), в подразделении руководителем после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
6.12. При установлении, что содержание, процедура и форма исполнения не соответствуют заданию, ОО, с ведома заместителя Главы города (руководителя аппарата администрации), в подразделении руководитель вправе вернуть документ на доработку, без продления срока исполнения.
6.13. В контрольной карточке исполнителем проставляется отметка о дате исполнения документа и его регистрационный номер, проставляются подписи исполнителя и контролирующего. К контрольной карточке прилагается копия документа, которым исполнено поручение.
В автоматизированную базу данных контролируемых документов заносится отметка об исполнении документа.
6.14. ОО ежемесячно готовит справку об исполнении поручений Главы города в аппарате администрации и ежеквартально по подразделениям. Справки доводятся до сведения заместителя Главы города (руководителя аппарата администрации), руководителя подразделения.
В подразделениях при отсутствии отдела справку готовит секретарь руководителя или специалист по контролю исполнения и делопроизводству для представления руководителю подразделения.

7. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Общие положения

Документ является конфиденциальным, если он содержит хотя бы один из информационных показателей, включенных в Перечень сведений, составляющих конфиденциальные сведения в администрации. Решение об отнесении документа к категории конфиденциальных осуществляет исполнитель и его непосредственный руководитель.
Ведение конфиденциального делопроизводства администрации осуществляет начальник организационного отдела, в подразделениях работник, назначенный руководителем. Персональную ответственность за обеспечение правильного ведения конфиденциального делопроизводства в администрации несут руководители подразделений администрации. Контроль за соблюдением всеми руководителями и работниками администрации правил работы с конфиденциальными документами возлагается на постоянно действующую комиссию по защите конфиденциальных сведений в администрации.

7.2. Составление и оформление конфиденциальных документов

Работа с конфиденциальными документами разрешается работникам администрации на рабочих местах, при наличии условий, исключающих возможность утраты документов, дискет или иных носителей информации.
На документах, содержащих конфиденциальные сведения, применяется отличительная отметка, гриф конфиденциальности - "Конфиденциальные сведения" (КС). Гриф ставится в правом верхнем углу первого и титульного листов документа, а также на обложке дела (тома). На электронных документах гриф обозначается на всех листах. На обороте последнего листа (последнего экз.) указывается количество изготовленных экземпляров, адреса, куда они направлены, фамилия и инициалы исполнителя, его служебный телефон и дата изготовления.
Печатание документов с грифом "КС" производится машинистками или непосредственно тем специалистом, который готовит этот документ на своем рабочем месте. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации начальнику ОО в администрации, в подразделениях - работнику, назначенному руководителем.
Тиражирование конфиденциальных документов осуществляется в присутствии исполнителя. Количество тиражируемых экземпляров определяется исполнителем и согласовывается с руководителем подразделения. Документы, требующие контроля прохождения, а также ответа на запросы, поступившие в администрацию из различных органов и учреждений, изготавливаются в двух экземплярах.

7.3. Учет, хранение и рассылка документов

Поступившие (входящие) конфиденциальные документы вскрываются только лицом (руководителем), которому они адресованы. После рассмотрения документы с резолюциями передаются начальнику ОО (в подразделении - работнику, назначенному руководителем).
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации, в "Журнале регистрации документов с грифом "КС". Документы, имеющие гриф "КС", формируются в отдельное дело, все листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Хранятся такие дела в сейфе. Другие работники администрации не должны иметь доступ к этому сейфу. Запрещается изъятие дел или перемещение документов с грифом "КС" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КС".
В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения или подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. В журналах запрещается делать любые исправления, в том числе с применением корректирующей жидкости. Внесенные исправления оговариваются и заверяются подписью с проставлением даты.
При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 13кс.
Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации. Временное хранение документов с конфиденциальной информацией у исполнителей осуществляется, как правило, в их личных сейфах, металлических шкафах. При отсутствии таковых документы передаются на хранение руководителю.
Размножение конфиденциальных документов производится только с письменного разрешения (по резолюции) руководителей подразделений с обязательной регистрацией копий за номерами подлинников. На самом подлиннике делается отметка о снятии копий.
Передача конфиденциальных документов от одного исполнителя к другому осуществляется с соответствующей отметкой в журнале.
Рассылка конфиденциальных документов осуществляется с обязательным указанием их учетных номеров. Отправляемые конфиденциальные документы запечатываются в два конверта. На первом конверте (внутреннем) указываются адресат и при необходимости пометка "Лично", проставляется штамп администрации, гриф "Конфиденциальные сведения", номер вложенного в конверт документа. Места склейки клапанов конвертов опечатываются оттиском печати, воспроизводящей наименование администрации. Внешний конверт оформляется в соответствии с почтовыми правилами.
Конвертирование конфиденциальных документов осуществляется по установленным правилам исполнителем.
Конверты с конфиденциальной информацией направляются ценными и заказными отправлениями с уведомлением о получении письма адресатом. В журнале учета делается отметка об отправке документа с указанием адресата. Письма могут пересылаться спецсвязью, а в пределах одного населенного пункта доставляться курьерами на служебном транспорте.
Отправка конфиденциального документа с помощью факсимильной связи не допускается.
Исполненные документы подшиваются в соответствующие дела, заносятся во внутреннюю опись, листы нумеруются. После закрытия дела документы прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается лист-заверитель, на котором делается следующая заверительная надпись:

"В деле № __ подшито и пронумеровано "__"(_________)
документов на "__"(_________) листах и __ листов внутренней описи"
"__" 200 _ г. __________
(подпись)

Доступ к архивным конфиденциальным материалам осуществляется с санкции руководителя подразделения.

7.4. Уничтожение документов с грифом "КС"

Отбор для уничтожения документов с конфиденциальной информацией производится комиссией, назначенной приказом Главы города.
Документы уничтожаются по акту, путем измельчения в бумагорезательной машине или сжигания.
После уничтожения документов делаются отметки в журналах учета с указанием № акта и даты уничтожения.

7.5. Осуществление контроля за наличием конфиденциальных
документов и соблюдением правил их хранения

Контроль за наличием документов с конфиденциальной информацией и соблюдением правил их хранения осуществляют руководители подразделений администрации, начальник ОО и лица, уполномоченные председателем постоянно действующей комиссии по защите конфиденциальных сведений в администрации.
Комиссия не реже одного раза в год проверяет состояние конфиденциального делопроизводства, наличие и соблюдение правил хранения документов. Проверка осуществляется от учетных данных к документам. Исполнители должны предъявить каждый экземпляр документа, который сверяется полистно.
В ходе проверки также устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных журналов, наличие отметок.
Проверка наличия документов с конфиденциальной информацией обязательно проводится при смене подразделений.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который подписывается председателем и всеми членами комиссии и утверждается Главой города.
В случае установления факта утраты документов с грифом "КС" немедленно ставится в известность Глава города, и принимаются все меры к розыску документа. По фактам утраты документов, после того, как их розыск не принес положительных результатов, проводится расследование. По результатам расследования комиссии Главой города принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в утрате конфиденциального документа.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом "КС", производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем подразделения. Информация, которая не может составлять конфиденциальные сведения, приведена в приложении № 16.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив, в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации (подразделениях), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом администрации, положениями о ее подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел администрации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
8.1.3. В администрации (подразделении) составляются номенклатуры дел подразделений и сводная номенклатура дел.
8.1.4. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возлагается на ОО, в подразделениях на работников, функциональные обязанности которых предусматривают составление сводной номенклатуры дел.
Номенклатура дел подразделений представляется для включения ее в сводную номенклатуру дел администрации, утвержденную руководителями подразделений.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел.
8.1.5. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатуры дел подразделений. Номенклатура дел оформляется на общем бланке, визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником ОО и направляется на согласование с ЭПК администрации г. Березовского, после чего утверждается заместителем Главы города (руководителем аппарата администрации).
В подразделениях (при отсутствии отдела) сводную номенклатуру дел подписывают работники, функциональные обязанности которых предусматривают составление сводной номенклатуры дел. После согласования номенклатуры с ЭПК администрации г. Березовского, ее утверждает руководитель подразделения.
8.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура на предстоящий календарный год составляется или уточняется в последнем квартале текущего года, утверждается заместителем Главы города (руководителем аппарата администрации) (в подразделении - руководителем) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.8. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры администрации разрабатывается новая номенклатура дел.
8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
8.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - индекс подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распоряжения, постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с распоряжениями, приказами Главы города. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведенных коллегиях (протоколы, решения)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Пример; "Документы к протоколам заседания Коллегии".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
8.1.11. Если в течение года в администрации (подразделении) возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.12. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Образец формы сводной номенклатуры дел в приложении № 17.

8.2. Порядок формирования дел

8.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
8.2.2. Дела формируются подразделениями с соблюдением следующих основных требований:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица организации и др.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения и составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности администрации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации (подразделения) дела хранятся по месту их формирования.
Руководители организаций, подразделений обязаны обеспечить сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел подразделения помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив организации (при наличии такового).
8.3.2. Выдача дел из архива производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приемке дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации, а в администрации города заместителем Главы города - руководителем аппарата администрации.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.4. Требования к оформлению дел, сдаваемых в архив

8.4.1. Оформление дел, сдаваемых в архив, проводится работниками подразделений при методической помощи и под контролем работников делопроизводственных служб администрации или подразделения.
8.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
8.4.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.4.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
8.4.5. Дела постоянного хранения хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
8.4.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
8.4.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дел (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
Форма внутренней описи дел приведена в приложении № 18, а листа-заверителя в приложении № 19.
8.4.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
8.4.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
8.4.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
8.4.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
8.4.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
8.4.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
8.4.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
8.4.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом к передаче на муниципальное хранение допускается по согласованию с архивным отделом администрации города употребление литерных номеров листов.
8.4.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книге - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
8.4.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
8.4.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который дела администрации будут приняты, обозначения кодов архива и организации.
При изменении наименования организации (подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) администрации города. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись; "В деле имеются документы за ..., ... год(ы)". Даты дел могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно").
Форма обложки дел приведена в приложении № 20.

8.5. Экспертиза ценности документов

8.5.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
8.5.2. Экспертиза ценности документов в администрации (подразделении) на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
8.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации (подразделении) создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
8.5.4. Функции и права ЭК, а также организация работы комиссии определяются Положением об экспертной комиссии.
8.5.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.
8.5.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации (подразделения), отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.5.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации (подразделения), путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.5.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.6. Составление и оформление описей дел

8.6.1. Для обеспечения комплектования архива в организации (подразделении) на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; на дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
8.6.2. В администрации (подразделении), в каждом подразделении описи составляются ежегодно.
По этим описям документы передаются в архив организации. Описи, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации.
Описи дел подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Форма описи дел подразделения приведена в приложении № 21.
8.6.3. Описательная статья описи дел подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.6.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумераций дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем подразделения.
8.6.5. На основе описей дел подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел администрации.
8.6.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переоформлению при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
8.6.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны заполнению описей подразделений.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся под этим номером до образования законченной описи.
8.6.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
8.6.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного управления Кемеровской области допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
8.6.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарата годового раздела описи.
8.6.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию дается, краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архив.
8.6.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
8.6.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
8.6.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивным отделом в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного управления Кемеровской области, но не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного управления Кемеровской области раздел утверждается руководителем организации, а в администрации города заместителем Главы города - руководителем аппарата администрации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в муниципальный архив, остальные остаются в администрации или подразделении.
8.6.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно' образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
8.6.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
8.6.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как и к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
8.6.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер описи;
название описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
8.6.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.
8.6.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
8.6.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности подразделений.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.
8.6.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму.
8.6.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности;
приказы по личному составу; списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных карточек);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате, при отсутствии лицевых счетов);
акты о несчастных случаях;
документы о награждении.
Указанные виды документов выделяются в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
8.6.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются заместителем Главы города (руководителем аппарата администрации) после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным управлением Кемеровской области.
8.6.25. Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в ведомственный архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником делопроизводственной службы и согласованному с руководителями подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки подразделением к передаче в архив сотрудником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их оформления, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделений обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится полистно лицом, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.
Дела в архивных коробках доставляются в архив организации сотрудниками подразделений.
Форма описи дел постоянного срока хранения приведена в приложении № 22.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в приложении № 23.
Форма описи дел по личному составу приведена в приложении № 24.

8.7. Организация проведения и оформления отбора документов
на хранение и уничтожение

Организация и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями организаций, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Федерального архивного агентства и архивного управления Кемеровской области.
Документы, отобранные ЭК на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с ЭПК администрации города, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решение о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым заместителем Главы города (руководителем аппарата администрации).
Архивный отдел администрации проверяет правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Дела с истекшими по Перечню сроками хранения, уничтожаются без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
С введением в действие в 2000 году Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения часть 1-ю "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов XX в. (с 1995 г.). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989).
Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.
Срок хранения документов можно только увеличить.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении № 25.





Приложение № 1
к п. 2.2.6 инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые проставляется гриф утверждения

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности рабочих и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности; научно-исследовательских работах; финансовые и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; должностей рабочих, на которых распространяются определенные льготы; перечни документов, образующихся в деятельности администрации, подразделений и.т.д.).
Планы (строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрение новой техники; по капитальному ремонту и т.д.).
Положения (о подразделении; о премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, семинаров и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда администрации; и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Устав администрации.
Формы унифицированных документов.
Штатное расписание и изменения к нему.





Приложение № 2
к п. 2.2.7 инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
документов с типовыми сроками исполнения

Поручения Правительства Российской Федерации - 10 дней
Письма организаций, предприятий и учреждений - 10 дней
Запросы и письма народных депутатов - 10 дней
Письма депутатов Верховного Совета России,
не требующие дополнительного изучения и проверки - 3 дня

Предложения граждан, за исключение тех предложений,
которые не требуют дополнительного изучения - до 1 месяца

Заявления и жалобы граждан - до 1 месяца

Заявления и жалобы граждан, не требующие
дополнительного изучения и проверки - 15 дней
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - 7 дней

Критические замечания и предложения, содержащиеся
в выступлениях органов печати, радио и телевидения - 5 дней
Телеграммы - 5 дней
- при срочном характере вопроса - 2 дня





Приложение № 3
к р. 3.1 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от ____________ № __________
г. Березовский

Заголовок - выражает краткое
содержание, начинается предлогом
"О", "Об"

Текст констатирующей части начинается формулировками "В
соответствии", "В целях" и т.п.
Констатирующей части может не быть.
Распорядительная часть начинается словом

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и
строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы
имени и отчества и фамилия) - действие - срок исполнения.
В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль за выполнением распоряжения

Глава города подпись И.О. Фамилия





Приложение № 4
к р. 3.2 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ПРИКАЗ

_______________ № _____________

г. Березовский

Заголовок к тексту приказа
- выражает краткое содержание,
начинается предлогом "О", "Об",
отвечает на вопрос "о чем"

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие
издать приказ.
Констатирующей части может не быть, когда основания издания
приказа очевидны.
Распорядительная часть начинается со слова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и
строится по схеме:
исполнитель (наименование должности, инициалы имени и отчества и
фамилия) - действие (четко излагается содержание предлагаемых
действий) - срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут
разбиваться на подпункты. При необходимости текст может
представляться в виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа указывается должностное лицо, на
которое возлагается контроль за выполнением приказа

Глава города подпись И.О. Фамилия





Приложение № 5
к р. 3.2 инструкции

Проект приказа подготовил:

Должность лица, Подпись И.О. Фамилия
подготовившего проект Дата

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель Подпись И.О. Фамилия
Главы города Дата

Заместитель Подпись И.О. Фамилия
Главы города Дата






Приложение № 6
к р. 3.3 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы по
______________________
Подпись И.О. Фамилия
Дата

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № ____

Об отделе образования

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Текст не приводится

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

и т.д. по структуре текста

Начальник отдела образования подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы И.О. Фамилия
дата





Приложение № 7
к р. 3.3 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

УТВЕРЖДАЮ
Глава города
Подпись И.О. Фамилия
Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 № ___

Заместителя Главы по

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Текст не приводится

2. ФУНКЦИИ

и т.д. по структуре текста

Заместитель Главы по подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела Заместитель Главы (руководитель
аппарата)

Подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
дата дата

С должностной
инструкцией ознакомлен подпись И.О. Фамилия





Приложение № 8
к р. 3.4 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ПРОТОКОЛ
Заседания ____________________

00.00.0000 № ___

Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Приглашенные - И.О. Фамилия (в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Формулировка первого вопроса. Начинается предлогом "О",
"Об", отвечает на вопрос "о чем".
Доклад (указывается должность, И.О. Фамилия в родительном
падеже)
2.

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - краткое или развернутое изложение содержания
выступления, при наличии материалов указывается, что материалы
прилагаются и текст выступления не излагается.

ВЫСТУПИЛИ:.
И.О. Фамилия - излагается содержание выступления, отвечающее
на вопрос "о чем".

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу
- указывается действие в неопределенной форме (поручить,
организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное
подразделение), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляется пункт второго решения по первому
вопросу.
И т.д.
Итоги голосования: "за" - единогласно.

Председатель подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия





Приложение № 9
к р. 3.5 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

УТВЕРЖДАЮ
Должность утверждающего
Подпись И.О. Фамилия
Дата

АКТ

00.00.0000 № ___

Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное
указание, послужившее основанием для составления акта

Составлен комиссией:
Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия
Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилия,
располагаются в алфавитном порядке

Текст констатирующей части акта. Описание производственной
работы, фиксации установленных фактов; могут содержаться выводы и
заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть
может быть разделены на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом
заинтересованных лиц или нормативными документами,
регламентирующими составление акта. Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - бухгалтерия администрации; 2-й экз. - комендатура;
3-й экз. - дело № 12-02 за 2003 год Приложение: Текст приложения,
если оно есть.

Председатель подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия





Приложение № 10
к р. 3.6 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № ___

Наименование должности
И.О. Фамилия
(в дательном падеже)

00.00.000 N

Заголовок к тексту, выраженный
отглагольным существительным,
начинается с предлога "О", "Об"

Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем
приводятся выводы и предложения. Не рекомендуется записку начинать
словами: Довожу до Вашего сведения ... Если сведения, излагаемые в
записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной
дате, то это время включается в заголовок.
Приложение, если оно есть, оформляют в соответствии с требованиями
настоящей инструкции.

Наименование должности лица,
составившего записку подпись И.О. Фамилия





Приложение № 11
к р. 3.7 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Наименование должности
И.О. Фамилия
(в дательном падеже)

Заголовок к тексту, выраженный
отглагольным существительным,
начинается с предлога "О", "Об"

00.00.0000 № ___

Текст записки состоит из двух частей - обоснования
(изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки
и т.п.

Наименование должности лица,
составившего записку подпись И.О. Фамилия





Приложение № 12
к р. 3.8 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

Оформляется на стандартном листе бумаги

Наименование должности
И.О. Фамилия
(в дательном падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Заголовок к тексту, выраженный
отглагольным существительным,
начинается с предлога "О"

Объяснительная записка - документ объясняющий вышестоящему
непосредственному руководителю причины невыполнения какого - либо
поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать
четкие разъяснения.
Записку допускается оформлять рукописным способом.

Должность составителя подпись И.О.Фамилия

00.00.0000





Приложение № 13
к р. 3.9 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

Ленина пр., д. 22, Березовский Кемеровской области, 652420.
Тел./факс (245) 3-03-12. E-mail: adm_berez@mail.ru

БИК 04504641, ИНН/КПП 4203003639/425001001

_____________ № _________
   ----                  
   ---¬

на № _______ от _________ ¦ ¦

Заголовок к тексту (отвечает
на вопрос "О чем?"), начинается
с предлога "О", "Об"

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную
часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть,
приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную
часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.
Возможен обратный порядок построения письма: заключительная
часть приводится перед доказательной.

Приложение: на ... л., в ... экз.

Примечание: вид документа (письмо) не указывается, кроме
гарантийных писем.

Подразделения оформляют служебные письма на бланке письма
подразделения. При подготовке письма руководствуйтесь п. п.
2.2.10 и 3.9 настоящей инструкции.

Наименование
должности руководителя подпись И.О. Фамилия

исполнитель
И.О. Фамилия
номер телефона





Приложение № 14
к р. 4.2 инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Письма, сводки и информация, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
6. Прейскуранты.
7. Технические условия.
8. Нормы и нормативы расхода материалов.
9. Поздравительные письма.
10. Пригласительные билеты.
11. Бухгалтерские документы.
12. Планово-финансовые документы.
13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
14. Формы статистической отчетности.
15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой "Лично".
16. Объяснительные записки.
17. Авторефераты.





Приложение № 15
к п. 5.5 инструкции

ИНДЕКСЫ,
используемые для регистрации документов
в аппарате администрации

01 - Глава города

02 - Первый заместитель Главы города
02/01 - Отдел по делам молодежи, физической культуре, спорту и туризму
02/02 - Отдел культуры и кино
02/03 - Отдел образования
02/04 - Отдел по охране прав детства

03 - Заместитель Главы города по экономике и финансам
03/01 - Отдел экономики и труда
03/02 - Отдел потребительского рынка
03/03 - Отдел бухгалтерского учета и отчетности

04 - Заместитель Главы города по городскому развитию
04/01 - Отдел учета и приватизации жилья
04/02 - Отдел архитектуры и градостроительства

05 - Заместитель Главы города по ЖКХ
05/01 - Консультант-советник по ЖКХ
05/02 - Отдел по МОБ, ГО и ЧС

06 - Заместитель Главы города - руководитель аппарата
06/01 - Юридический отдел
06/02 - Пресс-секретарь Главы города
06/03 - Организационный отдел
06/04 - Отдел информационных технологий
06/05 - Архивный отдел





Приложение № 16
к р. 7 инструкции

ИНФОРМАЦИЯ,
которая не может составлять конфиденциальные сведения
Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне"
(принят Госдумой 22 января 1999 года)

1. Информация, составляющая государственную тайну, не может быть отнесена к коммерческой тайне.
2. К коммерческой тайне не может быть отнесена:
информация, содержащаяся в учредительных документах;
информация, содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационных удостоверениях, лицензиях и других);
информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдений и других формах годовой бухгалтерской отчетности, в том числе в аудиторских заключениях, а также в иных документах, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей;
информация, содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих, о задолженностях работодателей по выплате заработной платы и другим выплатам социального характера, о численности и составе работников, о наличии свободных рабочих мест;
информация об использовании имущества, содержащаяся в годовых отчетах фондов;
информация, подлежащая раскрытию эмитентом ценных бумаг, профессиональным участником рынка ценных бумаг и владельцем ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах;
информация о деятельности благотворительных организаций и иных некоммерческих организаций;
информация о хранении, об использовании или о перемещении материалов и об использовании технологий, представляющих опасность для жизни и здоровья населения или окружающей среды, о соблюдении экологического и антимонопольного законодательства, об обеспечении безопасных условий труда, о реализации причиняющей вред здоровью населения продукции, о других нарушениях законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, а также информация, содержащая сведения о размерах причиненных при этом убытков;
информация о реализации государственных программ приватизация и об условиях приватизации конкретных объектов;
информация о размерах имущества и вложенных средствах при его приватизации;
информация о ликвидации юридического лица, порядке и сроках заявлений требований его кредиторами;
информация, для которой введены ограничения на установление режима коммерческой тайны федеральным законом или принятым в соответствии с ним иным нормативным правовым актом.





Приложение № 17
к р. 8.1 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 0000 год

   --------T--------------T------------T---------------T------------¬

¦Индекс ¦Заголовок дела¦ Количество ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ ¦ ед. хр. ¦ и № статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+-------+--------------+------------+---------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+--------------+------------+---------------+------------+
¦ Название разделов ¦
+-------T--------------T------------T---------------T------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+--------------+------------+---------------+-------------


Наименование должности руководителя
службы делопроизводства подпись И.О.Фамилия
Дата

Виза работника архива

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

Администрации г. Березовского

От "___"___________ 0000

Итоговая запись о категории и
количестве дел, заведенных
в 000 в администрации
г. Березовского __

   --------------------------T-------T------------------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-------------T----------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------+-------------+----------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------+-------+-------------+-----------------


Наименование должности руководителя
службы делопроизводства подпись И.О. Фамилия





Приложение № 18
к п. 8.4.7 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № _________________

   ----T---------T-----------T-----------T--------------T-----------¬

¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание ¦
¦п/п¦документа¦ документа ¦ документа ¦Листов ед. хр.¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----------+-----------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+-----------+-----------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-----------+-----------+--------------+------------


Итого ______________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи
__________________________________________________________________
(цифрами и прописью)

Наименование должности
лица, составившего опись подпись И.О. Фамилия





Приложение № 19
к р. 8.4.7 инструкции

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов
(цифрами и прописью)

в том числе:
литерные номера листов ________________________________________
пропущенные номера листов ________________________________________
________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________

   --------------------------------T---------------------------------¬

¦ Особенности физического ¦ Номера листов ¦
¦ состояния и формирования дела ¦ ¦
+-------------------------------+---------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+-------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦
L-------------------------------+----------------------------------


Наименование
должности
работника подпись Расшифровка подписи

Дата





Приложение № 20
к п. 8.4.18 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

Код гос. архива ______
Код организации ______

______________________________________________ -----------------¬
______________________________________________ ¦ Ф. № _________ ¦
______________________________________________ ¦ Оп. № ________ ¦
______________________________________________ ¦ Д. № _________ ¦
(Наименование архивного учреждения) L-----------------

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ____________ ТОМ № ____________

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Заголовок дела)
__________________________________________________________________
(Крайние даты)

   -----------------¬

¦ Ф. № _________ ¦ На ____________ листах
¦ Оп. № ________ ¦ Хранить ______________
¦ Д. № _________ ¦
L-----------------






Приложение № 21
к п. 8.6.2 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

__________________________________________________________________
(Наименование организации)

__________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
структурного подразделения
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата

ОПИСЬ N
__________________________________________________________________
______________

   ----T------T---------T--------T----------T----------T------------¬

¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦Крайние ¦Количество¦ Срок ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦ хранения ¦ ¦
+---+------+---------+--------+----------+----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+---------+--------+----------+----------+------------+
¦ Название раздела ¦
+---T------T---------T--------T----------T----------T------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+---------+--------+----------+----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+---------+--------+----------+----------+-------------


В данную опись внесено _____________________ ед. хр. с № _________
(цифрами и прописью)

по № __________________________________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________
пропущенные номера: _________________________________

Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия
"__"__________ 200 год

СОГЛАСОВАНО

Начальник (работник) службы
документационного обеспечения подпись И.О. Фамилия
"__"__________ 200 год





Приложение № 22
к р. 8.6 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ФОНД № ______ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № _____ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя
подпись И.О. Фамилия
за ____ год Дата

   -----------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+---T------T-----------T------------T-----------------T----------+
¦ № ¦Индекс¦ Заголовок ¦Крайние даты¦Количество листов¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+-----------+------------+-----------------+-----------


В данный раздел описи
внесено __________________________________________________________
ед. хр.,
(цифрами и прописью)

с № ______________________ по N
______________________________________________, в том числе

литерные номера:
__________________________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия

"__"_________ 200 _

Начальник ОО
(лицо, ответственное
за работу с документами) подпись И.О. Фамилия

Дата
УТВЕРЖДЕНА СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭПК архивного Протокол ЭК администрации
учреждения
от "__"_________ 200 _ № ___ от "___"_________ 200 _ № ___
№ ___





Приложение № 23
к р. 8.6 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ФОНД № ______ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № _____ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя
подпись И.О. Фамилия
за ________ год Дата

   -----------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела ¦
¦ (структурного подразделения организации) ¦
+---T--------T----------T---------T------------T-----------------+
¦ № ¦ Индекс ¦Заголовок ¦ Крайние ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ даты ¦ листов ¦ ¦
+---+--------+----------+---------+------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+----------+---------+------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------+----------+---------+------------+------------------


В данный раздел описи
внесено _________________________________________________________
ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с № ______________________ по N
______________________________________________, в том числе

литерные номера:
__________________________________________________________________
пропущенные номера:
__________________________________________________________________

Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия

"__"_________ 200 _

Начальник ОО
(лицо, ответственное
за работу с документами) подпись И.О. Фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭПК архивного
учреждения
от "__"_________ 200 _ № ___





Приложение № 24
к р. 8.6 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

ФОНД № УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № Наименование должности
дел по личному составу руководителя
подпись И.О. Фамилия
за ____ год Дата

   -----------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела ¦
¦ (структурного подразделения организации) ¦
+---T--------T-----------T--------------T----------T-------------+
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Крайние даты ¦Количество¦ Примечание ¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ ¦ листов ¦ ¦
+---+--------+-----------+--------------+----------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------+-----------+--------------+----------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------+-----------+--------------+----------+--------------


В данный раздел описи
внесено __________________________________________________________
ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с № ______________________ по N
______________________________________________, в том числе

литерные номера:
__________________________________________________________________
пропущенные номера:
__________________________________________________________________

Наименование должности
составителя описи подпись И.О. Фамилия

"__"_________ 200 _

(инспектор отдела кадров) подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК
архивного учреждения архивного учреждения
от "__"_________ 200 _ № ___ от "__"_________ 200 _ № ___





Приложение № 25
к р. 8.7 инструкции

Герб г. Березовского
(не приводится)

Администрация г. Березовского Кемеровской области

АКТ УТВЕРЖДАЮ
______ № ______ Наименование должности
_______________ Руководителя
место составления
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих подпись И.О.Фамилия
хранению
Дата
На основании ______________________________________________________
______________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
___________________________________________________________________
____________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ______________
(название фонда)

   ----T----------T-------T------T-------T-------T---------T----------¬

¦ № ¦Заголовок ¦Крайние¦Номера¦Индекс ¦Коли- ¦Сроки ¦Примечания¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей¦дела ¦чество ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦групповой ¦ ¦ ¦по ¦ед. хр.¦и номера ¦ ¦
¦ ¦заголовок ¦ ¦ ¦номенк-¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦документов¦ ¦ ¦латуре ¦ ¦перечню ¦ ¦
L---+----------+-------+------+-------+-------+---------+-----------


Итого ______________________ ед. хр. за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, по
личному составу согласованы
с ЭПК ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов подпись И.О. Фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
От "__"___________ 200 _
Документы в количестве
_________________________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом ______________________ кг сданы в
__________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ № ____

Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись И.О. Фамилия
Дата


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru