ВОПРОС-ОТВЕТ Кемеровского филиала ФГУП "ГНИИ РНС МНС РФ" от 01.12.2004
"О ПОРЯДКЕ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПРИ ПОСЕЩЕНИИ СЕМИНАРОВ"
Официальная публикация в СМИ:
"Кузбасский налоговый курьер", № 23, 01.12.2004
--> примечание.
При применении следует учитывать, что документ не носит нормативный характер и является разъяснением по конкретному вопросу.
КЕМЕРОВСКИЙ ФИЛИАЛ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
РАЗВИТИЯ НАЛОГОВОЙ СИСТЕМЫ
МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ"
ВОПРОС-ОТВЕТ
от 1 декабря 2004 года
О ПОРЯДКЕ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ ПРИ
ПОСЕЩЕНИИ СЕМИНАРОВ
ВОПРОС 1: Можно ли включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль расходы на посещение работниками фирмы семинара, который другая российская организация проводит за границей (в том числе расходы по дополнительным услугам)?
ОТВЕТ: Основные положения, а также условия направления работников и порядок оплаты командировочных расходов по зарубежным поездкам до 2003 г. регламентировались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. № 365 "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей". Однако согласно Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 17 января 2003 г. № 3 указанный документ признан не действующим на территории Российской Федерации.
В бухгалтерском учете расходы организации по оплате участия сотрудника в семинаре, посещение которого способствует повышению профессионального уровня данного сотрудника, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
Для целей налогового учета затрат, непосредственно связанных с посещением семинара работниками организации, следует различать семинары учебные и консультационные.
Расходы на оплату участия работников в учебных семинарах (т.е. семинарах, проводимых образовательными учреждениями) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно п. 3 ст. 264 НК РФ к расходам налогоплательщика на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями относятся расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой (в том числе с повышением квалификации кадров), в соответствии с договорами с такими учреждениями. Указанные расходы включаются в состав прочих расходов, если:
1) соответствующие услуги оказываются российскими образовательными учреждениями, получившими государственную аккредитацию (имеющими соответствующую лицензию), либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
2) подготовку (переподготовку) проходят работники налогоплательщика, состоящие в штате;
3) программа подготовки (переподготовки) способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или переподготавливаемого специалиста в этой организации в рамках деятельности налогоплательщика.
Расходы организации на участие работников в консультационных семинарах учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на консультационные и иные аналогичные услуги (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С 18 июня 2004 года порядок возмещения расходов работника при загранкомандировках упростился. Дело в том, что в этот день вступил в силу Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". В связи с этим было отменено Положение Банка России от 25 июня 1997 г. № 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов".
Таким образом, теперь валюту для загранкомандировки можно приобретать не только с помощью валютного счета, но и через обменный пункт.
С 1 января 2005 года изменятся нормы суточных и компенсаций за наем жилья в загранкомандировках. Новые размеры этих выплат утвердил Минфин России в Приказе от 2 августа 2004 г. № 64н.
Расходы по оплате дополнительных услуг (питание, экскурсионное обслуживание и проч.) участникам семинара не связаны с повышением квалификации сотрудника, следовательно, они являются внереализационными расходами (п. 12 ПБУ 10/99).
Для целей исчисления налога на прибыль расходы организации на оплату дополнительных услуг не учитываются на основании п. 29 ст. 270, п. 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
ВОПРОС 2: Какие документы нужно оформить для посещения работниками таких семинаров?
ОТВЕТ: Первичные документы, которыми следует оформлять командировку, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Поездка сотрудника на семинар за рубеж обычно оформляется как служебная командировка. Поэтому, прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку оформляется по формам Т-9, Т-9а.
В приказе о направлении на семинар обязательно должны быть указаны следующие данные:
- фамилия и должность сотрудника;
- цель командировки (участие в семинаре);
- страна, а также предполагаемый срок пребывания.
Поскольку с большинством стран - участниц СНГ у Российской Федерации установлен безвизовый режим пересечения границы, срок командировки не может быть подтвержден отметками в заграничном паспорте. Поэтому рекомендуем при командировках в страны СНГ оформлять командировочное удостоверение (форма Т-10), в котором отмечаются даты прибытия в пункт назначения и выбытия из него.
Сотрудник после возвращения из командировки в течение трех дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы.
1. Проездные документы. Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются без ограничений и при наличии подтверждающих документов.
2. Документы, подтверждающие расходы по участию в семинаре.
Для подтверждения производственной необходимости расходов на обучение организация должна оформить следующие документы:
программу по подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников организации (план обучения работников на текущий год).
В ней необходимо указать причины и цели подготовки кадров, а также перечислить лиц, подлежащих обучению, занимаемые ими должности. Форма этого документа нормативными актами не установлена, поэтому организация разрабатывает программу самостоятельно;
договор с образовательным учреждением, имеющим лицензию на ведение общеобразовательной деятельности.
В договоре следует указать вид обучения работника, а также какой документ он получит по окончании обучения. При этом изучаемые дисциплины должны способствовать повышению квалификации работника по той должности, которую он занимает в организации.
Следует иметь в виду, что если договор на обучение будет заключен не от имени организации, а непосредственно между обучающимся и учебным заведением, то плата за обучение не может быть отнесена к расходам организации на подготовку и переподготовку кадров.
Подтвердить расходы на семинар можно счетом, платежными документами, счетом-фактурой. Но в то же время если организаторы семинара оформляют участникам акты оказанных услуг, то отказываться от получения такого документа не надо. Ведь он лишний раз будет подтверждать и производственный характер услуги, и тот факт, что услуга реально оказана. А это не будет лишним ни для применения вычета по НДС, ни для учета расходов для целей налогообложения прибыли.
3. Отчет о выполнении служебного задания по унифицированной форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", в котором указываются цель, время, место поездки, дополнительные сведения о семинаре, программа (тема) семинара и проч. Программа семинара должна соответствовать профилю работы сотрудника организации.
4. Копия загранпаспорта для подтверждения даты отъезда в командировку и даты возвращения из нее, которые определяются по отметкам пограничных служб.
5. Прочие документы, подтверждающие расходы во время заграничной командировки:
- оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, иные аналогичные платежи и сборы:
- документы, подтверждающие расходы на бронирование места в гостинице, которые учитываются в полном объеме в составе расходов по найму жилого помещения в качестве расходов на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Все документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это указано в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
ВОПРОС 3: Если сотрудник отказался от поездки на семинар в связи с его увольнением, можно ли учитывать в составе расходов при налогообложении прибыли плату за бронирование номера в гостинице и авиабилетов и нужно ли облагать эти суммы НДФЛ?
ОТВЕТ: В данном случае понесенные организацией дополнительные расходы неправомерно учитывать в составе расходов, уменьшающих налоговую базу. Подпункт 11 п. 1 ст. 265 НК РФ, позволяющий учесть для целей налогообложения в составе внереализационных расходов затраты на аннулированные производственные заказы, а также затраты на производство, не давшее продукции, в рассматриваемом случае не применяется.
Согласно действующему законодательству датой получения сотрудником дохода, отличного от оплаты труда в натуральной форме, считается дата фактической передачи налогоплательщику имущества, товаров или услуг, а при оплате труда в натуральной форме - последний день месяца, за который ему начислен доход.
Таким образом, в связи с тем, что дополнительные расходы организации не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде, а сотрудник фактически не получил дохода, отличного от оплаты труда в натуральной форме, облагаемого объекта по НДФЛ не возникает.
Завсектором консультативной службы
Кемеровского филиала ГНИИ РНС
Н.Г.ШАПОШНИКОВА
