РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации муниципального образования "Крапивинский район" от 21.01.2004 № 67-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА И ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"КРАПИВИНСКИЙ РАЙОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 января 2004 г. № 67-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
И ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Руководствуясь Уставом муниципального образования "Крапивинский район"
1. Утвердить Положение об архивном отделе, должностную инструкцию заведующего архивным отделом.
2. Заведующей общим отделом Малаховой Г.Б. ознакомить с инструкцией и Положением заведующую архивным отделом Прокопьеву В.В. под роспись.
Глава муниципального образования
В.А.МАЛИН
Приложение
к распоряжению Администрации
муниципального образования
"Крапивинский район"
от 21 января 2004 г. № 67-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе Администрации
муниципального образования "Крапивинский район"
I. Общие положения
1.1. Администрация Муниципальное образование "Крапивинский район" в целях эффективной организации архивного дела реализует полномочия по: организации и содержанию архивного отдела Администрации муниципального образования, обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация МО "Крапивинский район" образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке, имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.4. Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные или иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием органа местного самоуправления - учредителя, а также иные необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.
1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом "Об архивном фонде РФ", федеральными законами к иными нормативными документами, Уставом муниципального образования, распоряжениями Главы администрации, а также нормативно-методическими документами Архивного управления Администрации Кемеровской области и настоящим Положением.
1.6. Положение об отделе утверждается Главой администрации МО "Крапивинский район" с учетом рекомендаций (по согласованию) Архивного управления Администрации Кемеровской области. В положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела, устанавливается Главой муниципального образования "Крапивинский район".
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета субъектов Федерации на целевые программы развития архивного дела и внебюджетные средства, в том числе приносящий доход деятельности отдела.
1.9. Номенклатура платных работ и услуг отдела утверждается руководителем аппарата МО "Крапивинский район" на основании перечня платных работ и услуг.
1.10. Администрация МО "Крапивинский район" обеспечивает архивный отдел (районный архив) помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче помещения, в котором размещен отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предоставлении другого, равноценного помещения.
II. Задачи, функции
Основными задачами и функциями архивного отдела муниципального образования "Крапивинский район" являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному или длительному хранению, в том числе:
хранение и учет документов, принятых в отдел, проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и по обеспечению их физической сохранности, подготовка представлений Администрации МО "Крапивинский район" и реализации предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, государственной собственности, юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, а также документы по личному составу ликвидированных предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
учетных документов, архивных справочников и других документов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел при наличии свободных площадей может принимать на депозитарное хранение документы действующих муниципальных и государственных предприятий, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части АФ принимаются на основе договора между собственниками и отделом.
2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, политическое, социальное, экономическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
составление списков организаций - источников комплектование отдела, утвержденных районной Администрацией и согласованные с Архивным управлением, систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций, содействие организациям в комплектовании, сохранности и использования их архивов, включая:
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству на заседании Экспертной комиссии МО "Крапивинский район";
рассмотрение и представление в Архивное управление АКО поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел вследствие ликвидации;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводств служб, распространение положительного опыта работы, оказание практической помощи, проведение семинаров, консультирование по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства.
2.4. Информирование органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц; организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по запросам, подготовка документов для публикации в средствах массовой информации;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений и прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных систем и базы данных, о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий муниципального образования "Крапивинский район" в сфере архивного дела, контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства РФ.
III. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять орган местного самоуправления по вопросам, уходящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение МО "Крапивинский район" и Архивного управления АКО предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов, готовить проекты распорядительных документов по вопросам архивного дела.
3.3. Запрашивать и получать сведения о работе и состоянии ведомственных архивов.
3.4. Проверять требования исполнения архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции указания по вопросам работы ведомственных архивов
3.6. Принимать участие в проведении семинаров, совещаниях и проверках, проводимых МО "Крапивинский район" и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций, Экспертной комиссии МО Администрация "Крапивинский район".
3.7. Иметь своего представителя (руководитель отдела) в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов обеспечения сохранности документов.
3.8. Ставить перед органом местного самоуправления вопросы о привлечении к ответственности за, нарушение архивного законодательства всех лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов, независимо от форм собственности предприятий.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды платных услуг, заключать договоры на обслуживание, в пределах компетенции отдела.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, Архивным управлением АКО.
IV. Организация работы
4.1 Отдел возглавляет заведующий, который является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей муниципального образования "Крапивинский район".
Заведующий назначается и освобождается Главой администрации. Это решение согласовывается с Архивным управление АКО.
При смене заведующего отделом передача дел производится в присутствии представителя Администрации, а также органа Архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата муниципального образования "Крапивинский район" и предоставляется в Архивное управление АКО.
4.2. Заведующий отделом:
4.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед руководителем аппарата муниципального образования "Крапивинский район" и перед Архивным управлением АКО.
4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с Законом "Об Архивном фонде", правилами и инструкциями архивной службы на основе планов работ с учетом рекомендаций архивного органа управления Администрации области.
4.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Главой администрации муниципального образования "Крапивинский район" в установленном порядке, документы передаются учреждению-правопреемнику, при отсутствии такового - в один из государственных архивов субъекта Российской Федерации в установленном порядке.
Утверждена
распоряжением Администрации
муниципального образования
"Крапивинский район"
от 21 января 2004 г. № 67-р
Заведующий архивным отделом руководит деятельностью районного муниципального архива и осуществляет контроль за деятельностью ведомственных архивов, хранящих управленческую документацию на предприятиях и в организациях района, а также за условиями хранения документов в ведомственных архивах.
Заведующий архивным отделом подотчетен Администрации муниципального образования "Крапивинский район", Архивному управлению Администрации Кемеровской области, а также отчитывается перед ними в своей деятельности. Заведующий архивным отделом руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства РФ об Архивном фонде, другими законодательными актами, Законом Кемеровской области "Об Архивном фонде", Уставом Крапивинского района, распоряжениями Главы муниципального образования, постановлениями районного Совета народных депутатов и инструкциями Архивного управления АКО.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Заведующий архивным отделом несет персональную ответственность за состояние архивного дела в районе, его дальнейшее развитие, за состояние и совершенствование работы по хранению и учету архивных фондов и научно-справочного аппарата муниципального архива района.
2.2 Заведующий отделом составляет и по согласованию с Архивным управлением администрации Кемеровской области предоставляет список учреждений, комплектующих архивный фонд архива района.
2.3. Осуществляет, в установленном порядке, контроль за хранением документов ведомственными архивами на предприятиях и в организациях.
2.4. Оказывает практическую помощь в работе по отбору документов на государственное хранение, разработке примерной номенклатуры дел, правильному оформлению дел, подлежащих передаче на хранение в районный архив МО "Крапивинский района".
2.5. Готовит пакет документов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при районной Администрации.
2.6. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов, распространяет положительный опыт работы через семинары-практикумы, консультации и инструктажи.
2.7. Информирует ЭПК Администрации МО "Крапивинский район" о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и предприятиях района с целью привлечения к административной ответственности, согласно статьи 13.20 Кодекса об административных нарушениях.
2.8. Осуществляет прием документов, в установленном порядке, их картонирование, создает и совершенствует научно-справочный материал к документам.
2.9. Участвует в работе ликвидационной комиссии при ликвидации предприятий вследствие банкротства, а также обеспечивает сохранность документов по личному составу ликвидированных предприятий.
2.10. Ведет прием граждан, рассматривает заявления в пределах своей компетенции, выдает справки социально-правового характера и справки по заработной плате.
2.11. Составляет перспективный и годовой планы работы архивного отдела и отчет о его деятельности за соответствующий период.
3. ПРАВА
Заведующему архивным отделом предоставляется право представлять Администрацию муниципального образования "Крапивинский район" по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного дела.
Получать от учреждений - источников комплектования сведения о состоянии и работе ведомственных архивов и организаций.
Проверять выполнение требований законодательства РФ в области архивного дела.
Давать, в пределах своей компетенции, обязательные для исполнения указания по устранению недостатков в системе делопроизводства.
Вносить на рассмотрение администраций района предложения по развитию архивного отдела в районе, сохранности и использованию документов архивного фонда.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий архивным отделом несет ответственность:
4.1. За неисполнение (не надлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенным действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
